Descrizione

La ricerca e l’ordinamento dei messaggi.

Obiettivi della lezione

Saper gestire la posta di outlook attraverso la ricerca di un messaggio; la creazione e gestione di cartelle; l’ordinamento dei messaggi secondo criteri differenti; la creazione delle regole; gli errori di invio.

Indice lezione

Lezione 61  -  Internet

61.1          Cercare un messaggio;

61.2          Creare una nuova cartella della posta;

61.3          Cancellare un messaggio;

61.4          Spostare un messaggio in una nuova cartella;

61.5          Ordinare i messaggi secondo un dato criterio;

61.6          Creare delle regole;

61.7          Gli errori di invio;

61.8          Test.

Dati sulla lezione

Versione:

v1.0

Tempi:

2 ore / 120 minuti

Data svolgimento lezione:

01 Marzo 2003

Autore dei contenuti:

Università degli studi di Torino

Dipartimento di Informatica

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria    

61.1  -  Cercare un messaggio

Una funzione molto utile quando si ricevono molti messaggi al giorno consente di cercare un documento tra i tanti archiviati, limitando la ricerca ai soli messaggi inviati, ricevuti, con un dato oggetto e così via. Per iniziare la ricerca si preme il pulsante Trova

 

In alternativa è possibile attivare la funzione Trova aprendo il menu “Modifica” e selezionando dal sottomenu “Trova” la voce “Messaggio” (o selezionando il tasto F3).

All’interno della finestra “Trova messaggio” è possibile specificare il percorso di ricerca tramite il pulsante “Sfoglia”.

 

 

Per effettuare la ricerca e individuare il messaggio con le caratteristiche indicate si inseriscono alcuni dati, come mittente, destinatario, oggetto ed eventuali parole chiave nel campo Messaggio.

 

Nei campi “Ricevuto prima del:” e “Ricevuto dopo il:” si può inserire l’intervallo temporale della ricerca.

La voce Messaggio con allegati si riferisce invece alla presenza o meno di allegati nel messaggio.

 

 

Dopo aver inserito tutti i parametri di ricerca si preme il pulsante “Trova” per iniziare l’operazione.

Sotto la finestra di dialogo appariranno i messaggi trovati.

 

 

61.2  -   Creare una nuova cartella della posta

 

Per creare nuove cartelle di posta, in modo da organizzare meglio la corrispondenza, si fa clic con il tasto destro del mouse sopra una delle cartelle di Outlook Express, ad esempio “Posta in arrivo”, e si seleziona la voce “Nuova cartella…” dal menu di scelta rapida.

 

 

La finestra Creazione nuova cartella richiede l’inserimento del nome della cartella da creare. Per terminare l’operazione si preme il pulsante OK

 

       

 

In questo modo è stata creata una sottocartella all’interno della cartella “Posta in arrivo”.

Cliccando con il tasto destro sopra alle cartelle è possibile rinominarle scegliendo la voce “Rinomina”. Le cartelle locali predefinite, come la cartella Posta in arrivo, non possono essere rinominate.

 

61.3  -  Cancellare un messaggio

Per quanto si gestisca la posta in modo ordinato è spesso necessario procedere alla cancellazione di molti messaggi. Per cancellare un messaggio è sufficiente selezionarlo, aprire il menu “Modifica” e selezionare la voce “Elimina”.

In alternativa si può premere il pulsante “Elimina” nella barra degli strumenti dopo aver selezionato il messaggio.

 

I messaggi cancellati vengono spostati nella cartella “Posta eliminata”. Per svuotare la cartella in modo irreversibile si fa clic su di essa con il tasto destro del mouse e si seleziona la voce “Svuota cartella Posta eliminata” dal menu di scelta rapida.

 

 

Quando compare la finestra Outlook Express, che richiede la conferma dell’eliminazione permanente del contenuto della cartella, si preme il pulsante Sì. In questo modo i messaggi della cartella saranno eliminati definitivamente, senza la possibilità di recuperarli

Inoltre è possibile impostare nella scheda “Manutenzione” della finestra di dialogo “Strumenti” “Opzioni”  l'opzione “Svuota la cartella Posta eliminata all'uscita”.

 

 

Ogni volta che si chiuderà il programma di posta Outlook Express la cartella “Posta eliminata” si svuoterà.

 

61.4  -  Spostare un messaggio in una nuova cartella

 

Per spostare un messaggio in una nuova cartella occorre premere il tasto destro del mouse sul messaggio desiderato e selezionare la voce “Sposta nella cartella” dal menu di scelta rapida.

 

 

Nella finestra Sposta si può scegliere la cartella in cui spostare il messaggio oppure crearne una nuova tramite il pulsante “Nuova cartella”.

 

 

Nella finestra “Nuova cartella” è necessario indicare il nome della nuova cartella in cui collocare il messaggio. Fate attenzione, prima di cliccare il pulsante “Nuova cartella”, a selezionare la cartella che dovrà contenere quella che andrete a creare. Nell’esempio sottostante è stata evidenziata la cartella “Posta in arrivo” e poi è stata creata la cartella “Corso word”.

 

 

Per terminare l’operazione si preme il pulsante OK. A questo punto il messaggio è nella nuova cartella creata.

Lo spostamento dei messaggi in alcune cartelle predefinite, come la cartella Posta in uscita, non è consentito.

 

61.5  -  Ordinare i messaggi secondo un dato criterio

 

Un’altra utile funzione di Outlook Express consente di ordinare i messaggi nelle cartelle secondo dati criteri, come il mittente, l'oggetto, la data di ricezione o di invio, la presenza di allegati o in base alla priorità.

 

 

Per ordinare l'elenco dei messaggi occorre fare clic sull'intestazione di colonna corrispondente alla chiave di ordinamento desiderata. Ad esempio premendo l'intestazione 'Da', si ordina la lista dei messaggi in base al mittente.

 

 

Un secondo clic sul medesimo pulsante effettua l'ordinamento inverso.

 

 

 

 

 

61.6  -  Creare delle regole

 

E’ possibile determinare una regola che inserisca automaticamente i messaggi in arrivo in cartelle apposite seguendo le regole impostate. Per impostare una regola occorre selezionare dal menu “Strumenti” la voce “Regole messaggi” “Posta elettronica”.

 

 

 

Nella finestra di dialogo “Nuova regola posta elettronica” occorre impostare la nuova regola.

 

 

Selezionare il criterio che stabilisce quali messaggi spostare. Noi scegliamo di spostare tutti i messaggi che ci arrivano dal seguente destinatario ftogni@cnos-fap.net. Selezioniamo il criterio appropriato ossia la prima voce “In cui la casella Da contiene contatti”. In questo modo nella casella nr.3 appare una prima descrizione della regola che stiamo creando. Selezionare il collegamento blu per inserire l’indirizzo che ci interessa.

 

 

 

Nella finestra di dialogo “Seleziona contatto” scrivere l’indirizzo e cliccare sul pulsante “Aggiungi” o, se presente nella rubrica, selezionare l’indirizzo cliccando sul pulsante “Rubrica”. Cliccare su ok.

 

    

 

A questo punto occorre stabilire l’azione da effettuare. Noi vogliamo spostare tutti i messaggi che ci arrivano dal mittente specificato nella cartella “Corso ECDL”. Selezionare la prima voce “Sposta il messaggio nella cartella specificata” e selezionare la cartella nella casella della descrizione.

 

    

 

Ecco come apparirà la nuova regola della posta elettronica.

 

 

Ultima casella da completare è il nome della regola. Dopo averlo completato cliccare su Ok.

Cliccare su ok anche nella finestra di dialogo “Regole messaggi”.

 

 

Se si vogliono inserire nuove regole occorre cliccare il pulsante “Nuova…”.

 

61.7  -  Gli errori di invio

 

Ogni tanto quando si invia una e-mail si riceve un messaggio di errore in lingua inglese generati automaticamente dai Sistemi di posta che ti informano circa lo stato della e-mail da te inviata. I possibili messaggi di errore sono:

 

MAILBOX FULL"
La casella alla quale stai scrivendo ha raggiunto il limite massimo di capienza consentito e non e' pertanto in grado di ricevere ulteriori messaggi. Attendi qualche tempo e riprova l'invio.

"BAD DESTINATION MAILBOX ADDRESS"
"USER UNKNOWN"
L'indirizzo di posta al quale stai scrivendo non esiste.

"ROUTING SERVER FAILURE"
Generalmente questo errore si verifica quando il dominio (la parte a destra del simbolo "@" in un indirizzo) non esiste o e' stato inavvertitamente digitato in maniera non corretta come ad esempio "utente@libeo.it" invece di "utente@libero.it".

"RELAYING NOT ALLOWED"
Viene generato nel momento in cui, utilizzando nelle impostazioni di invio il Server di Posta di Libero (o SMTP), si e' connessi con un altro provider. Ti  consigliamo pertanto di verificare ed utilizzare i parametri di posta del provider di cui utilizzi la connessione.

"OTHER OR UNDEFINED PROTOCOL STATUS"
"OTHER OR UNDEFINED MAIL SYSTEM STATUS"
"OTHER OR UNDEFINED NETWORK OR ROUTING  STATUS"
Questi messaggi indicano generalmente un temporaneo problema remoto sulla rete o sul sistema di posta. Ti consigliamo di riprovare l'invio del messaggio in un secondo tempo.

"ACTION: FAILED"
Con questo messaggio il server di posta Ti informa che non e' riuscito ad inoltrare la mail; Ti consigliamo di controllare l'indirizzo del destinatario e di inviare nuovamente la spedizione.

"ACTION: DELIVERED"
Il messaggio inviato e' stato recapitato a destinazione.

"ACTION: RELAYED"
Il messaggio e' stato ritrasmesso.

"DELIVERY TIME EXPIRED"
L'indirizzo di destinazione non e' riuscito a ricevere il messaggio nonostante i ripetuti tentativi: Ti consigliamo di controllare l'esattezza del recapito e di riprovare.
Riprova.

"MESSAGE TOO BIG"
Il messaggio inviato non e' stato accettato dalla casella di destinazione a causa delle elevate dimensioni.

"INVALID DOMAIN NAME SYNTAX"
L'indirizzo del destinatario non e' stato scritto nella dovuta forma; Ti consigliamo di apportare le correzioni necessarie e di ripetere l'invio.

 

 

 

 

 

La Pratica

61.8  -  Test

 

1.      Quali criteri di ricerca si possono utilizzare per la ricerca di un messaggio in Outlook Express?

    1. Il destinatario
    2. Il mittente
    3. L’oggetto
    4. Tutti i criteri indicati

2.      Quale tasto consente di attivare la funzione Trova in Outlook Express?

    1. F3
    2. F5
    3. F7
    4. F9

3.      La cartella locale “Posta in arrivo” può essere rinominata secondo preferenze personali;

    1. Vero
    2. Falso

4.      Un messaggio può essere spostato in qualunque cartella di Outlook Express anche nella cartella “Posta inviata”?

    1. Vero
    2. Falso

5.      In quale campo della finestra del nuovo messaggio si inseriscono gli indirizzi dei destinatari di un messaggio di copia per conoscenza?

    1. A:
    2. CC:
    3. CCn:
    4. Oggetto:

6.      Inserendo l’indirizzo di un destinatario nel campo CCn: tutti i destinatari del messaggio saranno al corrente degli indirizzi degli altri destinatari?

    1. Vero
    2. Falso

7.      Qual è il massimo numero di contatti inseribili in una lista di distribuzione ?

    1. 10 contatti
    2. 50 contatti
    3. 100 contatti
    4. Non esiste un limite

8.      Quando si risponde a un messaggio qual è il prefisso inserito in modo automatico prima dell’oggetto del messaggio?

    1. A:
    2. CC:
    3. Re:
    4. Da:

 

 

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