Descrizione
Creazione di una lettera tipo e delle relative etichette
degli indirizzi o buste.
Obiettivi della lezione
Saper creare e gestire una lettera tipo attraverso i
modelli; saper unire il documento con l’origine dati attraverso la stampa
unione; saper creare le etichette degli indirizzi; saper creare le buste.
Indice lezione
Lezione 34 - Elaborazione Testi
34.1
Caso Studio;
34.2
Creazione della
lettera tipo;
34.3
Creazione
dell’origine dati;
34.4
Unione dei dati;
34.5
Indirizzare
etichette di indirizzi;
34.6
Indirizzare le
buste.
Dati sulla lezione
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Versione: |
v1.0 |
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Tempi: |
2 ore / 120 minuti |
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Data svolgimento lezione: |
23 Maggio 2003 |
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Autore dei contenuti: |
Word 2000 – Imparare per progetti Apogeo Education |
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Autore materiali didattici: |
Togni Francesca |
La Pratica
Generalmente
ciascuno di noi preferisce leggere una lettera personalizzata e non una
prestampata. Scrivere lettere personali a un gran numero di persone è un
compito che richiede del tempo; con word potete creare lettere personalizzate
elaborando una lettera tipo. Le lettere tipo sono abitualmente utilizzate nella
corrispondenza privata e commerciale. In una serie di lettere tipo il contenuto
di base è simile, ma elementi come il nome, l’indirizzo, la città, la provincia
e il codice postale cambiano da lettera a lettera. Quindi le lettere tipo sono
personalizzate a seconda del destinatario e abbiamo già visto con la stampa
unione come è possibile unire i vari indirizzi alla lettera originale.
Il nostro caso
studio spiega come creare una lettera tipo aziendale e stampare le etichette
con gli indirizzi o stampare le buste. La lettera tipo sarà inviata ai
residenti della zona per comunicare l’imminente cerimonia di inaugurazione
dell’Eagle Golf Club.
34.2 - Creazione della lettera tipo
La creazione di lettere tipo consiste nell’elaborare un documento principale per la lettera tipo e un’origine dati e poi nell’unire questi due elementi attraverso la stampa unione.
Potete redigere una lettera partendo da zero oppure utilizzare la Creazione guidata Lettera e lasciare che word formatti la lettera in base alle vostre scelte (come per la creazione del curriculum in una delle lezioni precedenti). Inoltre potete utilizzare un modello lettera; per accedere alla finestra sottostante dovete cliccare su “File”, “Nuovo”.
Word fornisce quattro stili di creazione guidata e tre modelli: professionale, contemporanea ed elegante. Nei seguenti punti utilizzeremo il modello “Lettera professionale”.
Il modello appena creato visualizza del testo precostituito, definito segnaposto, che viene selezionato e sostituito per personalizzare il documento.
Il modello “Lettera professionale” è basato su una lettera in stile blocco, ovvero gli elementi della lettera al di sotto del nome della società iniziano tutti a filo del margine sinistro.
Nel creare il modello Word utilizza diversi stili che rappresentano i vari elementi della lettera. La casella Stile sulla barra degli strumenti formattazione mostra il nome dello stile associato alla posizione in cui si trova il punto di inserimento.
Quando modificate la lettera, lo stile associato alla posizione del punto di inserimento verrà applicato al testo digitato.
Il primo passo nella personalizzazione della lettera è la creazione dell’intestazione della lettera con il nome della società. Selezionate il segnaposto, impostate il carattere “Italic” e se non riuscite a trovarlo impostate un carattere simile. Impostate una dimensione di 24 punti e il colore verde. Digitate “Eagle Golf Club” e se il testo va a capo allargate la casella contenente il segnaposto.
Il prossimo passaggio consiste nell’inserire, sotto a “Eagli Golf Club” una clipArt . Ridimensionatela in modo che la sua altezza e la sua larghezza non superino i 3 cm.
Digitare l’indirizzo del mittente nella relativa casella con il carattere Arial di 8 punti, colore verde.
Rimuovere attraverso il menu del tasto destro il collegamento ipertestuale al sito www.eaglegolf.it .
Digitare il seguente corpo della lettera:
34.3 - Creazione dell’origine dati
A questo punto create in un nuovo file l’origine dati costituita da una serie di indirizzi. La prima riga è definita riga di intestazione e corrisponde al nome del campo. Ogni riga al di sotto della riga di intestazione invece corrisponde ai record. I record contengono il testo che varia da un documento unito all’altro. L’origine dati per questo progetto include cinque record che identificano ognuno una persona diversa.
Attraverso il menu “Strumenti”, “Stampa Unione” identificate il file del documento principale e l’origine dei dati.
Dopo avere unito i due file è possibile visualizzare la barra degli strumenti “Stampa Unione” e, attraverso i suoi comandi, inserire i campi unione nel documento principale come nell’immagine sottostante.
34.5 - Indirizzare etichette di indirizzi
Le etichette di indirizzi utilizzano la stessa origine dati della lettera tipo. Il formato e il contenuto delle etichette di indirizzi saranno esattamente gli stessi dell’indirizzo interno del documento principale della lettera tipo. In altri termini la prima riga comprenderà il titolo del destinatario seguito dal nome e dal cognome. La seconda riga comprenderà il suo indirizzo e così via.
Per creare il documento principale per le etichette di indirizzi dovete seguire gli stessi passaggi per l’elaborazione del documento principale per le lettere tipo. La differenza sostanziale sta nel fatto che esiste già l’origine dati creata precedentemente.
Per indirizzare le etichette di indirizzi dovete specificare il tipo di etichetta che volete usare.
Innanzitutto impostate il documento principale attraverso il menu “Strumenti”, “Stampa unione” e nel comando “Crea” scegliete la voce “Etichette indirizzi”.
Nella seguente finestra scegliete il comando “Nuovo documento”.
A questo punto selezionate nuovamente l’origine dati dal pulsante “Dati”, “Apri origine dati” e cliccate sul pulsante “Apri”. Nella finestra successiva selezionare il pulsante “Imposta documento principale” che in questo caso sarà il layout di un’etichetta di indirizzi.
Quando si apre la finestra di dialogo “Opzioni etichette” selezionate dalla casella “Tipo” l’etichetta C2241 e cliccate su Ok.
Word visualizza la finestra di dialogo “Crea etichette”. Nel riquadro “Etichetta di esempio” posizionate i campi che vi interessano, utilizzando una tecnica simile a quella che avete usato per inserire i campi unione nella lettera tipo.
Infine nella finestra di dialogo “Prepara stampa unione” clicca sul pulsante “Unisci”.
Nella finestra “Opzioni unione” selezionate Nuovo documento nella casella “Unisci a” e posizionate il puntatore su “Unisci”.
A questo punto salvate il file se volete conservarlo o stampatelo.
Dopo aver stampato il file occorre dividere le diverse etichette e applicarle sulle buste.
Invece di indirizzare le etichette da apporre sulle buste è possibile che la vostra stampante sia in grado di stampare i dati delle etichette direttamente sulle buste. A questo punto impostate il documento principale attraverso il menu “Strumenti”, “Stampa unione” e nel comando “Crea” scegliete la voce “Buste”. Molti dei seguenti passaggi sono uguali alla creazione delle etichette.
Nella finestra successiva selezionate il comando “Nuovo documento”. A questo punto selezionate nuovamente l’origine dati dal pulsante “Dati”, “Apri origine dati” e ciccate sul pulsante “Apri”. Nella finestra successiva selezionare il pulsante “Imposta documento principale”.
Quando si apre la finestra di dialogo “Opzioni busta” cliccare su ok.
Nella casella “Indirizzo destinatario” procedete come spiegato sopra per le etichette e infine cliccate su chiudi nella finestra di dialogo “Prepara stampa unione” per visualizzare il layout della busta completato.
Scrivete l’indirizzo del mittente all’estrema sinistra della busta.
Infine unite il documento della busta all’origine dati.
Non è obbligatorio inviare l’esercizio al tutor.
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