Descrizione

I grafici.

Obiettivi della lezione

Saper creare e gestire un grafico in Word.

Indice lezione

Lezione 32  -  Elaborazione Testi

32.1          Introduzione ai grafici;

32.2          Creazione di un grafico di base;

32.3          Importazione di dati da altri programmi;

32.4          Verifica dei tipi di grafici;

32.5          Creazione di tipi di grafici personalizzati;

32.6          Gestione dei fogli dati;

32.7          Assegnazione di un titolo al grafico e agli assi;

32.8          Controllo degli assi;

32.9          La griglia;

32.10      La legenda;

32.11      Le etichette dati;

32.12      La tabella dati.

Dati sulla lezione

Versione:

v1.0

Tempi:

1 ora / 60 minuti

Data svolgimento lezione:

16 Maggio 2003

Autore dei contenuti:

Mondadori Informatica

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria    

32.1  -  Introduzione ai grafici

 

Un grafico è in grado di fornire una rappresentazione dei dati molto più significativa delle sole parole. Con un’immagine, è possibile confrontare le vendite di diverse regioni e individuare, al volo, il campione di incassi. Si possono catturare e rappresentare importanti trend di vendita e fornire al management una rappresentazione della produttività del personale, oppure fornire un’istantanea del successo di un’azienda in un nuovo settore.

 

I grafici vengono utilizzati per illustrare relazioni, ovvero come un elemento è correlato a un altro o come un elemento dell’anno corrente si correla allo stesso elemento dell’anno successivo. Esistono diversi tipi di grafici di cui si può avvalere nei documenti di word; alcuni dei più utilizzati sono riportati di seguito.

-         Istogramma : un istogramma mostra le variazioni dei dati nel  tempo oppure consente il confronto tra elementi diversi.

-         A barre: Un grafico a barre mette a confronto singoli elementi. Le categorie sono organizzate verticalmente e i valori orizzontalmente per evidenziare il confronto dei valori anziché la variazione del tempo.

-         A linee: un grafico a linee mostra le tendenze dei dati in base a intervalli di tempo e per categoria. Questo tipo di grafico può essere utilizzato per illustrare una tendenza nei resi di prodotti su un periodo, per esempio, di sei mesi.

-         A torta: un grafico a torta mostra le proporzioni dei vari elementi che costituiscono una serie di dati rispetto alla loro somma. Tale grafico consente  di rappresentare una sola serie di dati ed è particolarmente utile per evidenziare, ad esempio, la dimensione relativa dei singoli reparti di vendita di una azienda.

 

32.2  -  Creazione di un grafico di base

 

Microsoft Word si serve di Microsoft Graph per la creazione di grafici da inserire nei documenti. Microsoft Graph è una completa utilità per la creazione di grafici.

Per creare un semplice grafico inizia col selezionare i dati da utilizzare. Il sistema più semplice consiste nell’iniziare con una tabella di dati creata in un documento di word. Crea le informazioni come desideri e poi svolgi i seguenti passi:

  1. Fai clic sulla tabella e seleziona il menu “Tabella” “Seleziona” “Tabella” per selezionare tutta la tabella (o fai clic sul quadratino di spostamento della tabella per selezionarla interamente);
  2. Seleziona “Inserisci”, “Immagine”, “Grafico”: verrà avviato Microsoft Graph e creato un grafico di base sulle informazioni selezionate nella tabella;

 

 

Quando Microsoft Graph viene avviato in word, esso porta con se diversi componenti chiave: nella barra dei menu di word vengono inseriti ulteriori menu e nella barra degli strumenti Standard altri pulsanti relativi ai grafici. Il grafico predefinito che Microsoft Graph costruisce sui dati selezionati è un istogramma.

-         Grafico predefinito: Microsoft Graph propone come grafico predefinito un istogramma. E’ possibile modificare facilmente questo tipo di grafico per una migliore rappresentazione dei dati interessati.

-         Foglio dati: Le informazioni selezionate nel documento di word vengono visualizzate in un foglio dati, che permette di modificarle a seconda delle necessità di personalizzazione dei valori e delle etichette del grafico.

-         Ulteriori menu: Con Microsoft Graph appaiono due ulteriori menu: Dati e Grafico. Essi permettono di gestire i dati e i grafici creati. Anche alcuni comandi di altri menu vengono modificati in seguito alla creazione di grafici.

 

32.3  -  Importazione di dati da altri programmi

 

Sebbene il grafico debba essere utilizzato in un documento di word, potrebbe essere necessario ricorrere a dati di altri programmi per la sua creazione. E’ possibile importare dati da Microsoft Excel, così come da tutti gli altri formati riportati di seguito:

-         Microsoft Excel

-         File di testo

-         File SYLK

-         Lotus 1-2-3

 

Quando sei pronto per importare un file di dati da utilizzare come base per il grafico Microsoft Graph, svolgi i seguenti passi:

  1. Fai clic sul grafico associato al foglio dati da modificare.
  2. Assicurati che il foglio dati sia visualizzato; in caso contrario, fai clic sul pulsante “Visualizza foglio dati”  della barra degli strumenti Standard.
  3. Seleziona “Modifica”, “Importa file” oppure fai clic sul pulsante “Importa file”  della barra degli strumenti standard: verrà visualizzata la finestra di dialogo “Importa file”;

 

 

  1. Dall’elenco a discesa “Tipo file” seleziona il formato del file da importare (nel nostro caso di Excel).

 

 

  1. Individua la cartella appropriata, seleziona il file e fai clic sul pulsante Apri.: verrà visualizzata la finestra di dialogo “Opzioni di importazione dati”

 

 

  1. Seleziona il foglio dati da cui desideri importare i dati.
  2. Specifica l’intervallo di celle che desideri importare oppure lascia selezionata l’opzione Foglio intero.
  3. Per visualizzare un avviso prima che Microsoft Graph sovrascriva i dati esistenti del foglio dati, deseleziona la casella di controllo “Sovrascrivi celle esistente”.
  4. Fai clic su Ok: i dati verranno importati nel foglio dati e il grafico verrà conseguentemente modificato.

 

 

32.4  -  Verifica dei tipi di grafici

 

La creazione di un grafico appropriato ai dati visualizzati è importante per un’efficace comunicazione. Alcuni grafici, come quelli a barre e gli istogrammi, sono particolarmente adatti al confronto di elementi: per esempio, le vendite di mele confrontate con quelle di arance. Altri grafici si rivelano particolarmente utili per mostrare la relazione di singoli elementi rispetto a un insieme: per esempio le vendite di mele e arance confrontate con la produzione totale venduta nel maggio 2001.

Microsoft Graph rende piuttosto semplice selezionare e modificare i tipi di grafici. Si può iniziare creando un nuovo grafico o visualizzandone uno già creato. Quindi  è sufficiente fare clic sul grafico, se necessario, per visualizzare sulla barra degli strumenti Standard i pulsanti ausiliari di Microsoft Graph, e poi selezionare “Grafico”, “Tipo Grafico”: verrà visualizzata la finestra di dialogo “Tipo di grafico” contenente tutti i differenti grafici, standard e personalizzati, disponibili.

 

 

La scheda “Tipi standard” della finestra di dialogo “Tipi di grafico” è la prima a essere visualizzata.

Per selezionare un altro tipo di grafico, è sufficiente scorrere l’elenco e selezionare quello desiderato.

 

Se nella scheda “Tipi standard” non trovi quello che cerchi, puoi provare con la scheda “Tipi personalizzati”. Fai clic su di essa e scorri i tipi di grafico presenti nell’elenco.

 

 

Una volta individuato quello esatto, selezionalo e fai clic su ok: verrà riportato al documento e il grafico in esso contenuto sarà modificato.

Se il grafico selezionato ti piace particolarmente puoi trasformarlo in quello predefinito che Microsoft Graph utilizza automaticamente alla creazione di ogni nuovo grafico. Fai clic sul grafico e fai clic sul pulsante “Imposta come grafico predefinito” nella scheda “Tipi personalizzati”.

 

 

32.5  -  Creazione di tipi di grafici personalizzati

 

Nel caso tu non riesca a trovare il grafico che desideri, o se i tuoi dati sono destinati a un particolare tipo di documento, puoi creare un tipo di grafico personale in grado di gestire la situazione. In maniera analoga alla creazione degli stili, la creazione di uno stile di grafico personale si basa su uno stile esistente, che è possibile personalizzare modificando colori, tipo di barre, effetti 3-D o 2-D, sfondo, titoli ed etichette, e altro ancora.

Per creare un tipo di grafico personalizzato, procedi come segue:

  1. Posiziona il cursore di inserimento dove desideri creare il grafico.
  2. Seleziona “Inserisci”, “Immagine”, “Grafico”: verranno visualizzati il grafico predefinito e il foglio dati.
  3. Modifica i dati a seconda delle necessità e chiudi il foglio dati; seleziona altre opzioni, come il tipo di grafico, il colore e lo stile.
  4. Seleziona “Grafico”, “Tipo di grafico”: verrà visualizzata l’omonima finestra di dialogo.
  5. Fai clic sulla scheda “Tipi personalizzati”.
  6. Nel riquadro “Seleziona da”, fai clic sul pulsante di opzione “Personalizzato”: nella scheda “Tipi personalizzati” apparirà un tipo di grafico predefinito e un pulsante “Aggiungi” che permetterà di inserire il nuovo tipo di grafico nell’elenco.

 

 

  1. Fai clic sul pulsante “Aggiungi”: verrà visualizzata la finestra di dialogo “Aggiungi formato automatico personalizzato”.
  2. Nel campo Nome del formato, digita un nome per il tipo di grafico.

 

 

  1. Se desideri aggiungere una descrizione del grafico o del modo in cui è stato utilizzato, fai clic nel campo “Descrizione” e digita una spiegazione.
  2. Fai clic su ok per aggiungere il tipo di grafico personalizzato, e quindi nuovamente ok nella finestra di dialogo “Tipo di grafico” per ultimare l’operazione.

 

32.6  -  Gestione dei fogli dati

 

Quando crei un grafico per la prima volta, a prescindere che i dati da utilizzare siano contenuti nel documento corrente di word o che vengano digitati, Microsoft Graph visualizza un foglio dati contenente i dati, le categorie, le serie di dati e i valori utilizzati per la creazione del grafico. E’ possibile modificare facilmente questi dati e l’aspetto del grafico modificando i valori del foglio dati.

Inoltre per default Microsoft Graph visualizza le categorie lungo l’asse orizzontale e i valori lungo quello verticale, ma se lo desideri è possibile modificarne la visualizzazione.

E’ possibile modificare la disposizione dei dati nel grafico in due modi:

-         Seleziona “Dati”, “Serie nelle colonne” o “Serie nelle righe”;

-         Fai clic sul pulsante “Per colonna” o “Per riga” dalla barra degli strumenti standard per modificare la disposizione dei dati.

 

32.7  -  Assegnazione di un titolo al grafico e agli assi

 

Una volta deciso lo stile da utilizzare, è possibile fare delle aggiunte, delle modifiche e perfezionare il grafico utilizzando le relative opzioni per inserire titoli ed etichette e apportare altre modifiche. La finestra di dialogo “Opzioni del grafico” permette di aggiungere titoli, controllare gli assi, inserire griglie, legende, etichette e altro ancora. Per visualizzare questa finestra di dialogo è sufficiente fare doppio clic sul grafico nel documento e selezionare “Grafico”, “Opzioni grafico”.

Sebbene la maggior parte degli elementi contenuti nella finestra di dialogo “Opzioni grafico” possano essere applicati a tutti i tipi di grafico, vi sono alcuni controlli disponibili solo per determinati grafici. Per esempio, in un istogramma predefinito la casella di controllo Asse della serie Y è disattivata, e nel caso di un grafico a torta le uniche schede disponibili nella finestra di dialogo “Opzioni grafico” sono Titoli, Legenda ed Etichette dati.

 

 

Nella scheda “Titoli” è possibile inserire un titolo generale per il grafico e specificare quelli per ciascun asse, se lo si desidera. E’ sufficiente fare clic nel campo Titolo del grafico e digitare: la finestra di anteprima verrà automaticamente aggiornata per riflettere la modifica.

L’attribuzione di nomi agli assi non è molto diversa; è sufficiente fare clic nel campo appropriato e digitare.

 

 

32.8  -  Controllo degli assi

 

Puoi personalizzare ulteriormente la visualizzazione delle informazioni del grafico modificando quanto mostrato lungo gli assi del grafico. Quando viene creato un grafico per la prima volta, Microsoft Graph contrassegna gli assi inserendo segni di graduazione indicanti gli incrementi e le categorie secondo cui vengono misurati i dati.

Se desideri disattivare la visualizzazione di tali segni, seleziona la scheda “Assi” (sempre all’interno della scheda “Opzioni grafico”). In tale scheda è possibile visualizzare o nascondere le etichette e i segni di graduazione relativi a ogni asse.

 

 

 

32.9  -  La griglia

 

In grafici complessi contenenti più serie di dati, le griglie possono facilitare il confronto e le conclusioni a cui si desidera portare il lettore. L’aggiunta e l’eliminazione delle griglie non è un’operazione complessa, pertanto è consigliabile fare delle prove e verificare se questi elementi possano rendere più efficace la comunicazione.

Per aggiungere le griglie al grafico, selezionalo e fai clic su uno dei pulsanti presenti sulla barra degli strumenti standard.

 

 

 

32.10  -  La legenda

 

Alla prima creazione di un grafico, Microsoft Graph presuppone la presenza di una legenda; nel caso non sia necessaria puoi eliminarla facendo clic sul pulsante “Legenda”  sulla barra degli strumenti Standard: la legenda scomparirà e lo spazio liberato verrà occupato dal grafico.

Puoi controllare inoltre la posizione della legenda andando a modificare le opzioni nella scheda “Legenda”.

 

 

32.11   -  Le etichette dati

 

Le etichette dati sono utili nei casi in cui si desidera fornire al lettore ulteriori elementi per associare i dati alle serie o alle categorie. Micorosft Graph permette di aggiungere diversi tipi di etichette per associare per esempio, percentuali ai componenti di un grafico a torta.

Per aggiungere delle etichette dati occorre selezionare l’omonima finestra.

 

 

Le opzioni visualizzate dipendono dal tipo di grafico su cui si lavora.

 

32.12  -  La tabella dati

 

Esiste ancora un ulteriore sistema per accertarsi che i lettori comprendano la correlazione tra i dati del grafico e i valori contenuti nel documento: Microsoft Graph permette di creare una tabella dati in grado di illustrare i dati numerici sottesi al grafico. Questo fornisce ai lettori diversi modi per comprendere la rappresentazione grafica dei dati.

Per creare una tabella dati del grafico fare clic sul pulsante “Tabella dati”  o spunta la relativa voce nella scheda omonima.

 

 

 

 

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