Descrizione

Creazione e controllo di documenti master e secondari

Obiettivi della lezione

Saper creare e gestire documenti master che a loro volta contengono documenti secondari.

Indice lezione

Lezione 30  -  Elaborazione Testi

30.1          Creazione e controllo di documenti master e secondari;

30.2          Il documento master;

30.3          Creazione di documenti master da un documento esistente;

30.4          Creazione di un documento master da zero;

30.5          Creazione di documenti secondari;

30.6          Importazione di dati per i documenti secondari;

30.7          Visualizzazione dei documenti secondari attraverso i collegamenti;

30.8          Espansione e compressione dei documenti secondari;

30.9          Blocco dei documenti secondari;

30.10      Riordino di un documento master;

30.11      Unione e divisione di documenti secondari;

30.12      Conversione di documenti secondari.

Dati sulla lezione

Versione:

v1.0

Tempi:

1 ora / 60 minuti

Data svolgimento lezione:

09 Maggio 2003

Autore dei contenuti:

Mondadori Informatica

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria    

30.1  -  Creazione e controllo di documenti master e secondari

 

Iniziando a lavorare su documenti di grandi dimensioni la coerenza e la continuità diventano importanti. E’ necessario che tutte le varie parti del documento utilizzino gli stessi stili, che le tabelle e le figure vengano trattate nello stesso modo e che le intestazioni e le note a piè pagina siano coerenti. E’ indispensabile un controllo globale sull’organizzazione del documento al fine di garantire che gli argomenti si susseguano logicamente e siano ordinati nel miglior modo possibile.

Si tratta di un compito facile lavorando con 10, 20 o perfino 30 pagine; ma in presenza di progetti più lunghi, in cui la redazione dei capitoli è curata da vari autori, altri tecnici si occupano dei grafici, e altre persone ancora controllano citazioni e riferimenti, le cose si complicano notevolmente. In questo tipo di situazione i documenti master e secondari sono realmente provvidenziali. Queste funzioni permettono di suddividere un documento di grandi dimensioni affidando, per esempio, un capitolo a ogni componente del team e in seguito assemblando nuovamente tutto il lavoro: il vantaggio è quello di essere in grado di eseguire un progetto impegnativo, grazie al team, e garantire al contempo coerenza e continuità.

 

30.2  -  Il documento master

 

L’idea sottesa ai documenti master si basa sulla stessa filosofia della struttura (Visualizza - Struttura) ma si spinge oltre. Intervenendo su una fotografia del documento è facilmente possibile individuare la posizione di sezioni e capitoli, di ciò che deve essere spostato e delle parti da assegnare ad altri membri del team. La migliore funzione per questa grande fotografia è la visualizzazione “Struttura”, ovvero dove avvengono tutte le operazioni relative a documenti master e secondari.

Passando in visualizzazione struttura, attraverso il comando “Visualizza” “Struttura”, verrà visualizzata l’omonima barra degli strumenti contenente i pulsanti del documento master.

 

 

Pulsante

Nome

Descrizione

Visualizzazione documento master

Passa alla visualizzazione del documento master per permettere di vedere le icone dei documenti secondari

Comprimi documenti secondari

Nasconde la visualizzazione delle sezioni nel documento secondario mostrando solo i livelli del titolo

Crea documento secondario

Crea un documento secondario della selezione corrente

Rimuovi documento secondario

Elimina i documenti secondari e riporta la selezione a una normale parte del documento master

Inserisci documento secondario

Inserisce un documento esistente come documento secondario

Unisci documento secondario

Unisce due o più documenti secondari selezionati

Dividi documento secondario

Divide un documento secondario in due

Proteggi documento

Protegge il documento secondario per evitare che vengano apportate ulteriori modifiche

 

 

30.3  -  Creazione di documenti master da un documento esistente

 

Per creare un documento master, esistono due sistemi, entrambi semplici.

-         Puoi iniziare da un documento esistente, trasformarlo in documento master creando al suo interno documenti secondari.

-         Puoi creare un documento master da zero, creando via via i titoli della struttura e i documenti secondari.

 

Se hai un documento che desideri utilizzare come master, inizia con l’aprire il file. Passa in visualizzazione Struttura selezionando “Visualizza” “Struttura”:

il documento verrà visualizzato in questa modalità, con gli stili di titolo selezionati.

 

Gli stili dei titoli assegnati al testo del documento determinano i titoli utilizzati per la struttura del documento master. Per dividere il master è sufficiente selezionare la parte da trasformare in un documento secondario: word inserirà nel master un collegamento sostitutivo del testo, che verrà salvato come documento secondario. (Più avanti verrà spiegato come selezionare le sezioni e creare i documenti secondari).

 

30.4  -  Creazione di un documento master da zero

 

E’ possibile creare un documento master all’inizio di un progetto. Una volta individuati il concetto e le idee per una struttura iniziale, si può iniziare la creazione della stessa in visualizzazione struttura e in seguito assegnare i documenti secondari, a seconda della necessità. Di seguito verrà spiegato come iniziare un documento master da zero.

  1. Crea un nuovo documento e passa in visualizzazione “Struttura” selezionando “Visualizza”, “Struttura”;
  2. Specifica le intestazioni per il titolo del documento e i titoli dei documenti secondari: word creerà automaticamente i titoli con lo stile predefinito “Titolo1”. Assicurati che a ogni titolo che intendi trasformare in un documento secondario venga assegnato lo stile Titolo1: si tratta dello stile che word utilizza per la divisione di un documento in documenti secondari.
  3. Crea i titoli secondari (ovvero le sezioni del documento secondario ) facendo clic sul pulsante Abbassa di livello per applicare lo stile Titolo 2 al testo dei titoli secondari.
  4. Dopo aver creato la struttura desiderata salva il file.

 

30.5  -  Creazione di documenti secondari

 

Dopo aver creato la struttura base, è possibile determinare come suddividere il documento master. Per creare un documento secondario, completa i passi riportati di seguito:

  1. Assicurati che tutti i titoli e sottotitoli che desideri includere nel documento secondario siano visualizzati selezionando Mostra tutti i livelli.

  1. Fai clic sul simbolo a sinistra del titolo della parte che desideri utilizzare per il documento secondario.

  1. Fai clic sul pulsante “Crea documento secondario”  della barra degli strumenti Struttura: l’argomento verrà contrassegnato come documento secondario.

 

 

  1. Salva il documento. In questo modo il documento secondario verrà salvato come file a sé stante nella stessa cartella. Il testo formattato con lo stile Titolo1, all’inizio del file, verrà utilizzato come nome.

 

30.6  -  Importazione di dati per i documenti secondari

 

Puoi anche creare documenti secondari importando altri file nel documento master. In questo caso, è necessario disporre di una struttura parziale su cui lavorare, o creare un nuovo file per il master e aprire al suo interno i file esistenti. A prescindere dalla modalità prescelta per assemblare le parti di documento, ecco come fare per trasformarle in documenti secondari.

  1. Inizia con il visualizzare il documento master sullo schermo;
  2. Posiziona il cursore di inserimento nel punto in cui desideri aggiungere il documento secondario;
  3. Fai clic sul pulsante Inserisci documento secondario della barra degli strumenti Struttura: verrà visualizzata l’omonima finestra di dialogo;

  1. Individua il file da importare, selezionalo e fai clic sul pulsante Apri: il documento secondario verrà aggiunto al master in corrispondenza del punto di inserimento.
  2. Aggiungi o crea altri documenti secondari, a seconda delle necessità. Al termine delle operazioni, salva il file. Word salva il documento master e i documenti secondari nella cartella specificata.

 

 

30.7  -  Visualizzazione dei documenti secondari attraverso i collegamenti

 

Dopo la creazione di un documento master e di documenti secondari al suo interno, word cambia la modalità di salvataggio delle informazioni. Non viene più salvato tutto nello stesso documento: il documento master contiene collegamenti e documenti secondari, e quando espandi e lavori sui documenti secondari all’interno del master, intervieni, attraverso i collegamenti, direttamente sui file dei documenti secondari.

 

Dopo aver salvato, chiuso e riaperto il documento master noterai il cambiamento. Come visualizzato nell’immagine sopra noterai che al posto del testo possiamo trovare il collegamento al file secondario.

Per accedere al documento secondario mediante il collegamento , è sufficiente cliccare sul collegamento. Il file secondario verrà aperto in una nuova finestra di word dove sarà possibile espandere e modificare il file a seconda delle necessità

 

 

30.8  -  Espansione e compressione dei documenti secondari

 

Per poter visualizzare documenti secondari nel documento master è necessario espanderne la visualizzazione. Per farlo procedi come segue:

  1. Apri il documento master;
  2. Posiziona il cursore di inserimento all’inizio del documento;
  3. Se necessario, passa alla visualizzazione Struttura selezionando “Visualizza”, “Struttura”;
  4. Fai clic sul comando “Espandi documenti secondari”  nella barra degli strumenti Struttura, tutti i documenti secondari del master verranno visualizzati

 

Dopo aver espanso i documenti secondari nel master, il pulsante utilizzato si trasforma in “Comprimi documenti secondari”  e permette di sopprimere nuovamente la visualizzazione di tali documenti.

 

30.9  -  Blocco dei documenti secondari

 

Word dispone di una funzione in grado di proteggere i documenti evitando che vengano apportate modifiche. Si tratta di una caratteristica particolarmente utile nel caso di documenti condivisi poiché permette di evitare che la versione definitiva del file venga modificata.

Per bloccare un documento secondario, è sufficiente fare clic sulla sua icona

 

 

e poi sul pulsante “Proteggi documento” della barra degli strumenti Struttura: sotto all’icona del documento secondario apparirà un lucchetto.

 

 

30.10  -  Riordino di un documento master

 

Uno dei maggiori benefici dell’utilizzo di un documento master è la facilità con cui è possibile riordinare i documenti secondari. Apri il documento master e verifica l’ordine dei documenti secondari elencati, come spiegato di seguito.

Apri il documento master.

  1. Seleziona Visualizza Struttura per visualizzare il documento master in visualizzazione Struttura;
  2. Fai clic sul pulsante Espandi documenti secondari nella barra degli strumenti Struttura: il documento master verrà espanso per mostrare i titoli e il testo dei documenti secondari;
  3. Trascina l’icona del documento secondario che desideri spostare nella nuova posizione: una linea spessa accompagnerà lo spostamento mostrando, in ogni fase, la posizione del documento secondario;
  4. Quando la linea indicatrice è posizionata nel punto in cui desideri inserire il documento secondario, rilascia il pulsante del mouse: il documento verrà spostato nella posizione selezionata.

 

30.11  -  Unione e divisione di documenti secondari

 

Sebbene la suddivisione di documenti in documenti secondari sia utile ai fini dell’organizzazione, talvolta è necessario unire documenti secondari dopo essere intervenuti su di essi singolarmente. Per unire due documenti secondari, è sufficiente svolgere i seguenti passi:

  1. Apri il documento master contente i collegamenti ai file secondari,

 

 

  1. Fai clic su “Espandi documenti secondari” per visualizzare i contenuti dei relativi file;
  2. Assicurati che i documenti secondari da unire siano attigui;
  3. Seleziona entrambi i documenti secondari facendo clic sulle loro icone;

 

 

  1. Fai clic sul pulsante “Unisci documento secondario” della barra degli strumenti Struttura: il secondo documento secondario verrà unito al primo.

 

 

Se desideri dividere un documento secondario in due è sufficiente creare un nuovo titolo nel punto in cui verrà creata la divisione e fare clic sul pulsante “Dividi documento secondario” : il documento secondario verrà diviso in corrispondenza del punto d’inserimento.

 

30.12  -  Conversione di documenti secondari

 

A seconda della natura del documento potrebbe divenire necessario convertire tutti i documenti secondari nuovamente in un singolo documento. Si tratta di un processo semplice: apri il documento master in visualizzazione Struttura, fai clic sul collegamento per aprire il primo documento secondario che desideri convertire .

Dopo aver selezionato tutti i documenti secondari da convertire, fai clic sul pulsante “Rimuovi documento secondario” : le icone dei documenti secondari e i relativi contorni verranno eliminati, i documenti secondari entreranno a far parte del documento master: ritornerai così ad avere un documento intero.

 

 

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