Descrizione

La protezione dei documenti e di parti di documento.

Obiettivi della lezione

Saper proteggere i documenti con password o senza, saper proteggere parti di documenti.

Indice lezione

Lezione 27  -  Elaborazione Testi

27.1           I problemi di protezione;

27.2          Aggiunta di protezione con password ai documenti;

27.3          Rimuovere o modificare le protezioni;

27.4          Protezione di revisioni, commenti e moduli;

27.5          Protezione di parti di un documento;

27.6          Invio di documenti senza informazioni sulla versione.

Dati sulla lezione

Modulo ECDL

Versione:

Modulo NR

v1.0

Tempi:

1 ora / 60 minuti

Data svolgimento lezione:

29 Aprile 2003

Autore dei contenuti:

Mondadori Informatica

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

La Teoria           

27.1  -  I problemi di protezione

 

Con la proliferazione dell’uso del PC e la recente ondata di diffusione dell’utilizzo delle reti a tutti i livelli, condividere documenti di word è più banale che mai. Con questo aumento nello scambio di documenti è necessario rendere sicure le informazioni. La protezione di documenti in word può essere svolta in numerose forme.

 

27.2  -  Aggiunta di protezione con password ai documenti

 

Puoi limitare gli utenti che possono aprire o modificare un documento usando una protezione con password. Quando usi protezioni con password gli utenti devono immettere una password prima di poter aprire o modificare il documento protetto da password. Le password standard di word tengono conto di maiuscole e minuscole, possono essere lunghe fino a 15 caratteri e possono contenere qualsiasi combinazione di lettere, numeri, spazi e simboli.

Per proteggere un documento assegnando una password apri il documento, scegli “File”, “Salva con nome” e fai clic sul pulsante “Strumenti” nella finestra di dialogo “Salva con nome”.

 

 

Scegli “Opzioni generali” e nella casella “Password di apertura” digita una password.

 

 

Allo stesso modo inserisci una password se intendi proteggere anche le modifiche al documento.

Nelle finestre “Conferma password di protezione” digita di nuovo le password , quindi fai clic su ok.

 

 

Infine fai clic su Salva.

 

Dopo aver assegnato una password di apertura a un documento la finestra di dialogo “Password” verrà visualizzata ogni volta che qualcuno tenta di aprirlo. Per aprire il documento l’utente dovrà immettere la password corretta e fare clic su Ok. Se un utente non conosce la password può fare clic su Annulla per interrompere il processo.

 

 

 

Se hai inserito anche una password di modifica l’utente visualizzerà un’altra finestra di dialogo “Password”, se l’utente non conosce la password può scegliere di visualizzare il documento in “Sola lettura” per visualizzarlo senza modificarlo, altrimenti potrà scegliere di interrompere il processo con il comando “Annulla”.

 

 

 

Se gli utenti aprono il documento in sola lettura saranno in grado di apportare modifiche al documento ma potranno salvare il documento modificato solo come nuovo file: non potranno sostituire la versione esistente del file con la versione modificata.

 

27.3  -  Rimuovere o modificare le protezioni

 

Per rimuovere le protezioni con password devi conoscere le password per accedere al documento. Dopo aver aperto un documento protetto con password puoi eliminare le password accedendo nella finestra di dialogo “Salva”, la stessa finestra che hai utilizzato per inserire la password.

Nella casella “Password di apertura” oppure “Password di modifica” selezionare i simboli segnaposto (gli asterischi) che rappresentano la password esistente.

Per rimuovere la password premere CANC, quindi fare clic su ok.

Per modificare la password digitarne una nuova, quindi fare clic su ok.

Se la password è stata modificata, digitare nuovamente la nuova password, quindi fare clic su ok, infine fare clic su “Salva”.

 

27.4  -  Protezione di revisioni, commenti e moduli

 

Oltre a concedere agli utenti autorizzazioni di accesso e modifica per un documento, puoi controllare il modo in cui gli utenti possono manipolare le informazioni in un documento (come abbiamo già visto in alcune delle lezioni precedenti). Specificatamente puoi scegliere una delle seguenti opzioni:

-         Obbligare a rilevare le revisioni apportate al documento. Questa opzione permette agli utenti di modificare un documento ma evidenzia tutte le modifiche in modo che tu possa esaminare tutte le modifiche apportate al documento. Quando un documento è protetto per revisioni, gli utenti non possono disattivare il rilevamento ne possono accettare o rifiutare revisioni.

-         Limitare le modifiche utente ai commenti. Quando questa opzione è abilitata gli utenti possono inserire commenti ma non possono apportare altre modifiche al contenuto del documento.

-         Limitare l’immissione di dati ai moduli. Questa opzione protegge un documento da modifiche diverse da immissione in campi di moduli o aree non protette. Puoi anche usare questa opzione per attivare o disattivare protezione per sezioni di un documento (come vedremo nel prossimo paragrafo).

 

Per configurare uno di questi limiti di modifica segui questi passi:

  1. Apri il documento che desideri proteggere e poi scegli “Strumenti”, “Proteggi documento”. Si apre la finestra di dialogo “Proteggi documento”;

 

 

  1. Fai clic sull’opzione Revisioni, Commenti o Moduli a seconda di come desideri proteggere il documento.
  2. Per essere certo che gli utenti non possano facilmente levare la protezione al documento puoi assegnare una password; se non includi la password gli utenti potranno rimuovere la protezione del documento scegliendo “Strumenti” “Rimuovi protezione documento”. Se assegni una password gli utenti dovranno immettere la password prima di poter rimuovere la protezione.

 

Dopo aver protetto un documento gli utenti saranno limitati dalle impostazioni configurate. Puoi disabilitare la protezione del documento scegliendo “Strumenti” “Rimuovi protezione documento” e se hai assegnato una password sarà necessario immetterla nuovamente. Dopo aver rimosso la protezione di un documento questo rimarrà senza protezione finchè non riconfiguri le impostazioni nella finestra di dialogo “Proteggi documento”.

 

 

27.5  -  Protezione di parti di un documento

 

Proteggere un documento da modifiche non deve essere per forza un’operazione globale. Con un po’ di pianificazione puoi proteggere determinate sezioni del documento. Puoi usare l’opzione Moduli nella finestra di dialogo “Proteggi documento” per scegliere con cura le sezioni del documento che desideri proteggere. Per farlo devi prima dividere il documento inserendo interruzioni di sezione e poi specificare quali sezioni desideri proteggere. I passi da compiere sono:

  1. Apri il documento che desideri proteggere.
  2. Nel documento fai clic nel punto in cui desideri inserire una interruzione di sezione.
  3. Scegli “Inserisci”, “Interruzione” per aprire la finestra di dialogo “Interruzione”.
  4. Nella sezione “Interruzioni di sezione” scegli se desideri creare un’interruzione di sezione Pagina successiva, Continua, Pagina pari o Pagina dispari e poi fai clic su ok. Questa azione divide il documento in due sezioni.
  5. Continua ad aggiungere le interruzioni di sezione necessarie per definire tutte le aree che desideri proteggere.
  6. Quando hai finito di creare interruzioni di sezione scegli “Strumenti”, “Proteggi documento”, fai clic su “Moduli” nella finestra di dialogo “Proteggi documento” e poi fai clic sul pulsante “Sezioni”. Viene visualizzata la finestra di dialogo “Protezione sezioni”.

 

     

 

  1. Nell’elenco specifica la sezione/le sezioni che desideri proteggere selezionando e deselezionando le caselle di controllo. Per impostazione predefinita tutte le sezioni sono selezionate per la protezione. Nell’immagine sottostante vogliamo proteggere solo la sezione 3.

 

 

  1. Fai clic su ok per chiudere la finestra di dialogo “Protezione sezioni”.
  2. Nella finestra di dialogo “Proteggi documento” assegna una password, se lo desideri. Fai clic su ok, immetti nuovamente la password nella finestra di dialogo “Conferma password” e fai clic su ok. Salva il documento.

 

Dopo aver completato questi passi solo le sezioni del documento selezionate saranno protette da modifiche. Gli utenti potranno modificare il contenuto nelle sezioni non protette dal documento ma sarà necessario che conoscano la password per rimuovere la protezione del documento prima di poter modificare le aree protette.

 

 

27.6  -  Invio di documenti senza informazioni sulla versione

 

Se usi la caratteristica “Versioni” in word quando lavori con documenti, le versioni sono salvate come informazioni nascoste nel documento. Questo ti permette di recuperare le informazioni successivamente. Quando invii un documento che contiene versioni ad altri, questi possono aprire versioni passate. Le versioni di un documento inoltre non rimangono nascoste se tu o altri salvate il documento in un altro formato. Per evitare di inviare informazioni estranee ad altri potresti voler rimuovere le informazioni sulla versione nei documenti prima di far circolare il documento. Puoi farlo in due modi:

-         Distribuisci un documento separato: Se desideri mantenere le versioni precedenti di un documento ma hai anche necessità di passare il documento ad altri, puoi salvare la versione corrente come documento separato e poi distribuire il documento separato invece del documento contenente le versioni. In tal modo crea un documento “pulito” che non include alcuna informazione di versione. Per farlo crea una versione per inglobare le ultime modifiche e poi scegli “File”, “Versioni”. Seleziona la versione del documento che desideri salvare e fai clic su Apri. Scegli poi File, Salva con nome per salvare questa versione come nuovo documento;

-         Elimina tutte le informazioni sulla versione: Se non hai necessità di conservare informazioni di versioni precedenti, puoi eliminare le informazioni sulla versione memorizzate nel documento prima di inviare il documento ad altri. Per farlo scegli “File”, “Versioni” per aprire la finestra di dialogo “Versioni”, seleziona le versioni che desideri rimuovere (premi Ctrl per selezionare più versioni e fai clic su Elimina).

 

Dopo aver rimosso le versioni dai documenti o creato una copia pulita di un documento, non dovrai preoccuparti che altri vedano informazioni sulla versione se aprono il documento in un’applicazione diversa da word.

 

 

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