Descrizione

Collegare un oggetto con un documento di word

Obiettivi della lezione

Copiare un oggetto in un documento di word.

Indice lezione

Lezione 25  - Foglio Elettronico

25.1          Nozioni generali dei collegamenti tra le varie applicazioni;

25.2          Collegare un foglio di lavoro di Excel a un documento di Word;

25.3          Incorporare un foglio di lavoro di Excel a un documento di Word;

25.4          Esercizio.

Dati sulla lezione

Versione:

v1.0

Tempi:

1 ora / 60 minuti

Data svolgimento lezione:

29 Aprile 2002

Autore dei contenuti:

Testo:   Microsoft Excel 2000 - Imparare per progetti

Ed.  Apogeo

Shelly Cashman Quasney

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria

25.1  -  Nozioni generali dei collegamenti tra le varie applicazioni

Con Microsoft Word è possibile incorporare parti di documenti interi da una applicazione ad un’altra. Per esempio potete copiare un foglio di lavoro creato con excel in un documento creato in word. In questo caso il foglio di lavoro in excel prende il nome di “documento di origine” mentre il documento in word viene definito “documento di destinazione”.

Esistono tre modi per copiare gli oggetti tra le varie applicazioni:

  1. Copia e incolla (attraverso i comandi “Copia” e “Incolla”);
  2. Copia e incorpora (attraverso i comandi “Copia” e “Incolla Speciale”);
  3. Copia e collega (attraverso i comandi “Copia” e “Incolla Speciale”).

Il metodo “Copia e collega” viene preferito agli altri due quando è probabile che un oggetto si modifichi e desiderate essere certi che l’oggetto rifletta i cambiamenti del documento di origine: in questo caso se collegate un foglio di excel ad un documento in word e aggiornate mensilmente il foglio di excel, ogni volta che aprirete word, gli ultimi aggiornamenti del foglio di lavoro verranno visualizzati.

 

  1. Copia e incolla:

Il documento di origine diventa parte del documento di destinazione. L’oggetto può essere modificato, ma le modifiche sono limitate all’applicazione di destinazione. Un foglio di lavoro di excel diventa una tabella di Word e nel caso vengano apportate delle modifiche ai valori della tabella di word, le formule originali di excel non verranno aggiornate.

 

  1. Copia e incorpora:

Il documento di origine diventa parte del documento di destinazione. L’oggetto può essere modificato nell’applicazione di destinazione utilizzando le caratteristiche di modifica dell’origine. Il foglio di lavoro di excel rimane un foglio di lavoro (in word) dove, nel caso vengano apportate delle modifiche,  le formule di excel verranno ricalcolate, ma le modifiche non verranno aggiornate nel foglio dal quale avete copiato i dati. Allo stesso modo se modificate il file di excel originale le modifiche non verranno visualizzate nel foglio di lavoro presente in word.

 

  1. Copia e collega:

Il documento di origine non diventa parte del documento di destinazione (anche se sembra tale), si instaura invece un collegamento tra i due documenti in modo tale che quando si apre word e si tenta di modificare il foglio di lavoro, viene automaticamente attivato excel. Se modificate il foglio di lavoro le modifiche verranno visualizzate nel documento di word quando lo riaprirete la volta successiva.

 

25.2  -  Collegare un foglio di lavoro di Excel a un documento di Word

Torni Graziella, direttore delle vendite del Cnos Fap, invia un riepilogo vendite annuale a tutti i direttori vendite a livello regionale. Graziella utilizza Word per creare la lettera mentre per inserire i dati delle vendite collega una tabella di excel. Il testo della lettera rimane costante anno dopo anno, mentre i dati contenuti nella tabella variano annualmente se non mensilmente. Utilizzando il collegamento tra le due applicazioni Graziella potrà aggiornare anche giornalmente il file originale di excel e aprendo il documento in word troverà i dati completamente aggiornati.

Apriamo il documento “Avviso Vendite” di word:

.... e la tabella di excel “Riepilogo Vendite”:

 

 

Con la finestra di excel attiva selezionate l’intervallo dalla cella A1 alla cella G27 e cliccate sul pulsante copia. Nel documento di word posizionatevi sotto l’ultima riga del testo per posizionare il punto di inserimento dove il foglio di lavoro verrà visualizzato. Fate clic su “Modifica” e scegliete “Incolla speciale”.

Alla visualizzazione della finestra “Incolla speciale” scegliete l’opzione “Incolla collegamento” e nella casella di testo “Come:” puntate “Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Excel”. Cliccate su OK.

 

 

Ecco il risultato:

Ora il foglio di lavoro di excel è collegato al documento di word. Se provate a cliccare due volte sul foglio di lavoro presente in word “Avviso Vendite”, automaticamente, si aprirà il foglio in excel “Riepilogo Vendite”. Ogni aggiornamento fatto con excel verrà visualizzato in word.

Se desiderate eliminare il foglio di lavoro, selezionatelo e premete CANC.

 

25.3  -  Incorporare un foglio di lavoro di Excel a un documento di Word

Per incorporare un foglio di lavoro di excel ad un documento di word svolgete la procedura come sopra fino alla finestra “Incolla speciale” dove sceglierete l’opzione “Incolla”. Nella casella di testo “Come:” sceglierete sempre “Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Excel”.

In questo modo se modificate i valori le varie formule (in questo caso il totale) verrà ricalcolato.

Gli aggiornamenti dei dati però non verranno effettuati quindi, se modificate il foglio originale di excel “Riepilogo Vendite”, le modifiche non saranno visualizzate nel foglio di lavoro presente in word.

Ecco il risultato:

25.4  -   Esercizio

Svolgere il seguente esercizio:

  1. Creare un file di Word e chiamatelo “Avviso vendite”. Formattarlo in modo da renderlo del tutto simile all’immagine sottostante:

  1. Creare un file di excel e chiamatelo “Riepilogo Vendite” .

  1. Aprire il file di Word “Avviso Vendite” e chiamarlo “Avviso Vendite copiato”. Sotto al testo copiare e incollare l’intervallo di celle A1:G27 del file “Riepilogo Vendite”.
  2. Aprire il file di Word “Avviso Vendite” e chiamarlo “Avviso Vendite incorporato”. Sotto al testo copiare e incorporare l’intervallo di celle A1:G27 del file “Riepilogo Vendite”.
  3. Aprire il file di Word “Avviso Vendite” e chiamarlo “Avviso Vendite collegato”. Sotto al testo copiare e collegare l’intervallo di celle A1:G27 del file “Riepilogo Vendite”.
  4. Provare a modificare il foglio di lavoro presente sui tre file di word e verificare le differenze tra di loro.

 

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