Descrizione

Il consolidamento

Obiettivi della lezione

Saper utilizzare il consolidamento tra i diversi fogli di lavoro.

Indice lezione

Lezione 25  -  Foglio Elettronico

25.1          Il consolidamento;

25.2          Il consolidamento dei fogli di lavoro usando Incolla speciale;

25.3          Il consolidamento dei fogli di lavoro utilizzando DatièConsolida;

25.4          Ulteriori informazioni sul consolidamento.

Dati sulla lezione

Versione:

v1.0

Tempi:

1 ora / 60 minuti

Data svolgimento lezione:

04 Giugno 2003

Autore dei contenuti:

Vastapane Marco Attilio

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria    

25.1  -  Il consolidamento

 

Il termine consolidamento si riferisce a molte operazioni che coinvolgono più fogli di lavoro o più fogli della cartella e in alcuni casi comporta anche la creazione di formule di collegamento.Ad esempio, il bilancio preventivo da ciascun reparto della propria società è memorizzato in un foglio di lavoro separato in una singola cartella di lavoro.Si devono consolidare i dati e creare un bilancio esteso a tutta la società.

Ogni capo reparto sottopone al direttore il proprio budget in una cartella di lavoro separata. Il lavoro del direttore consiste nel consolidare questi file di un bilancio preventivo esteso a tutta la società.

Queste operazioni possono essere molto difficili oppure relativamente facili; sono semplici se le informazioni sono disposte esattamente nello stesso modo in ogni foglio di lavoro. Se i fogli di lavoro non sono progettati in modo identico, possono comunque essere abbastanza simili. Ad esempio, in alcuni file del bilancio sottoposti al direttore possono mancare nelle categorie che non vengono usate da un particolare reparto. In questo caso, come si vedrà in seguito, si può sfruttare uno strumento utile di Excel che confronta i dati usando in titoli di riga e di colonna.

Se i fogli di lavoro non hanno la stessa struttura, il metodo migliore può essere modificarli in modo che corrispondano l’uno all’altro. In alcuni casi basta inserire nuovamente le informazioni in un formato standard.

Per consolidare le informazioni da più cartelle di lavoro è possibile utilizzare una delle tecniche seguenti:

q       Utilizzare la formula di riferimento esterno

q       Copiare i dati ed utilizzare il comando Incolla speciale

q       Utilizzare il comando DatièConsolida

q       Utilizzare una tabella pivot

 

Consolidare con le formule indica semplicemente la creazione di formule che usano i riferimenti ad altri fogli di lavoro oppure ad altre cartelle di lavoro. I vantaggi principali di questo metodo di consolidamento sono i seguenti:

q        Un aggiornamento dinamico:se i valori nei fogli di lavoro di origine cambiano, le formule vengono aggiornate in modo automatico.

q       Le cartelle di lavoro di origine non devono essere aperte quando si creano le formule di consolidamento.

 

Se si stanno consolidando i fogli di lavoro nella stessa cartella di lavoro e se tutti i fogli di lavoro hanno la stessa organizzazione, l’operazione è piuttosto semplice. Ad esempio per calcolare il totale della cella B1 nei fogli di lavoro denominati Foglio2 fino al Foglio5 , è necessario inserire nella seguente formula:

=SOMMA(Foglio2:Foglio5!A1)

 

È possibile inserire questa formula manualmente oppure usare una tecnica di selezione di più fogli.

Per effettuare questo tipo di selezione, dopo aver iniziato a scrivere, ad esempio la formula poco sopra vista, per calcolare il totale della somma delle celle B1 dei fogli di lavoro compresi dal Foglio2 al Foglio5, selezionare la cella B1 del Foglio2 , quindi  premere il tasto Maiuscole per andare a selezionare il foglio finale dell’intervallo da noi scelto. Andremo a notare che le linguette dei fogli di lavoro sono diventate bianche. Questo sta ad indicare che sono stati selezionate tutte le celle indicate nei vari fogli di lavoro da noi scelti.

 

 

Se il consolidamento riguarda altre celle di lavoro, si possono utilizzare formule di riferimento esterno. Ad esempio, se si desidera aggiungere dei valori alla cella A1 dal Foglio1 nelle due cartelle di lavoro denominate Regione1.xls e Regione2.xls, si deve utilizzare la formula seguente:

=[Regione1.xls]Foglio1!A1+ [Regione2.xls]Foglio2!A1

 

 

Si possono includere tutti i riferimenti esterni che si vogliono, con un massimo di 1024 caratteri per una formula. Se però se ne usano molti, la formula può essere abbastanza lunga e creare confusione  se la si deve modificare. Occorre ricordare che Excel espande i riferimenti per includere il percorso completo; questo fatto può aumentare la lunghezza della formula oltre il limite possibile renderla quindi non valida.

 

Anche se i fogli di lavoro che si stanno consolidando hanno un’organizzazione diversa, si possono usare formule, ma ci si deve assicurare che ciascuna formula si riferisca alla cella corretta.

 

25.2  -  Il consolidamento dei fogli di lavoro usando Incolla speciale

 

Un altro metodo di consolidamento delle informazioni è usare il comando Modifica èIncolla speciale, ma lo si può impiegare solo avendo aperti tutti fogli di lavoro che si stanno consolidando. L’aspetto negativo di questa procedura consiste nel fatto che il consolidamento non è dinamico; in altre parole non crea una formula.

Se quindi un dato che è stato consolidato cambia, il consolidamento non rispecchia la modifica. Questa tecnica trae vantaggio dal fatto che il comando Incolla speciale può eseguire un’operazione matematica quando incolla i dati negli appunti.

Per eseguire questa operazione effettuare i seguenti passaggi

q       Copiare i dati dal primo intervallo di origine

q       Attivare la cartella di lavoro di destinazione e selezionare la cella in cui porre la formula di consolidamento

q       Selezionare modificaèIncolla speciale e cliccare sull’opzione aggiungi quindi premere OK

 

Ripetere queste fasi per ciascun intervallo di origine che si vuole consolidare. Come si può vedere, si possono commettere facilmente gli errori, quindi tale metodo non è particolarmente consigliabile.

 

25.3  -  Il consolidamento dei fogli di lavoro utilizzando DatièConsolida

 

È possibile anche usare il comando Datiè Consolida. Questo metodo è abbastanza flessibile ed in alcuni casi funziona anche se i fogli di lavoro di origine non sono organizzati allo stesso modo. Esso consente di creare consolidamenti statici, che non utilizzano  nessuna formula di collegamento, oppure dinamici, con formule di collegamento. Il comando Datiè Consolida supporta i metodi di consolidamento seguenti:

q       In base alla posizione: questo metodo è preciso solo se i fogli di lavoro hanno la stessa disposizione

q       In base alla categoria: Excel usa etichette di riga e colonna e confrontare i dati nei fogli di lavoro di origine si deve utilizzare questa opzione se i dati sono disposti diversamente nei fogli di lavoro di origine oppure se in alcuni fogli di lavoro di origine mancano righe o colonne.

 

Quando viene selezionata la funzione dati consolida sullo schermo compare la finestra di dialogo consolida.

 

 

Tra le opzioni disponibili in questa finestra di dialogo possiamo trovare:

q       Funzione: in questa casella di riepilogo si deve specificare il tipo di consolidamento. Normalmente viene utilizzata alla funzione somma, ma si può scegliere fra dieci opzioni: conta, media, max, min,prodotto,conta num,dev.standard pop(la deviazione standard sulla base dell’intera popolazione),varianza oppure varianza pop (la varianza della popolazione).

q       Riferimento: in questa casella di testo si deve specificare in un intervallo da un file di origine che si vuole consolidare. Si può inserire l’idea riferimento dell’intervallo manualmente oppure usare una qualsiasi tecnica di puntamento standard  se la cartella di lavoro è aperta. Dopo avere immesso l’intervallo è necessario premere sul pulsante Aggiungi per aggiungerlo all’elenco denominato Tutti i riferimenti. Se si effettua il consolidamento in base alla posizione, si devono includere le etichette nell’intervallo; se lo si esegue in base alla categoria invece non bisogna includere.

q       Tutti i riferimenti: questa casella di riepilogo contiene l’elenco dei riferimenti che sono aggiunti in con il pulsante aggiungi.

q       Usa etichette in: queste caselle di controllo vengono utilizzate per indicare a Excel di eseguire il consolidamento andando ad esaminare le etichette nella riga superiore, nella colonna sinistra oppure in entrambe le posizioni. Queste opzioni vanno selezionate se si effettua il consolidamento in base alla categoria.

q       Crea collegamenti con i dati originari: quando viene selezionata questa casella di controllo, viene creata una struttura che consiste in riferimenti esterni alle celle di destinazione nel foglio di lavoro di destinazione. Excel, inoltre, include delle formule di riepilogo nella struttura. Se non si seleziona questa opzione, il consolidamento non usa formule.

q       Sfoglia: questo pulsante visualizza una finestra di dialogo che consente di selezionare una cartella di lavoro da apparire. Inserisce il nome del file nel riquadro a riferimento, ma si deve fornire il riferimento dell’intervallo.

q       Aggiungi: questo pulsante aggiunge il riferimento nel quadro riferimento all’elenco Tutti i riferimenti.

q       Elimina: questo pulsante che elimina il riferimento selezionato dall’elenco Tutti i riferimenti.

 

25.4  -  Ulteriori informazioni sul consolidamento.

 

Excel  è molto flessibile per quanto riguarda le origini che si possono consolidare. È possibile, infatti, consolidare i dati provenienti dalle seguenti fonti:

q       cartelle di lavoro aperte

q       cartelle di lavoro chiuse ; si deve inserire il riferimento manualmente, ma si può usare il pulsante Sfoglia per ottenere il nome del file del riferimento.

q       La stessa cartella di lavoro in cui si sta creando il consolidamento

Naturalmente si può utilizzare una combinazione delle scelte precedenti in un’unica operazione di consolidamento. Excel ricorda i riferimenti che si sono inseriti nella finestra di dialogo consolida e li salva con la cartella di lavoro. Se, quindi in seguito si vuole aggiornare un consolidamento, non si dovranno reinserire i riferimenti. Se si esegue il consolidamento confrontando le etichette, ci si deve accertare che le corrispondenze siano esatte. Ad esempio il nome Gen   è differente dal nome gennaio. Nel confronto non c’è distinzione tra le maiuscole e le minuscole. Le etichette inoltre possono essere in qualsiasi ordine e non devono rispettare il medesimo ordine in tutti gli intervalli di origine. Se non si seleziona l’opzione  Creare collegamenti con i dati originari, non vengono create le formule, il che genera un consolidamento statico. Se i dati sui fogli di lavoro di origine cambiano, il consolidamento non viene aggiornato automaticamente.  Per aggiornare le informazioni di riepilogo, si deve selezionare l’intervallo di destinazione e ripetere il comando Datiè Consolida. Se si attiva l’opzione Crea collegamenti con i dati originari, Excel crea una struttura standard nel foglio di lavoro che può essere manipolata a piacimento.

 

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