Descrizione

Gestione della Stampa unione

Obiettivi della lezione

Gestione della stampa unione attraverso l’elaborazione ed unione di un documento generico principale e di un file di dati.

Indice lezione

Lezione 24 – Elaborazione Testi

24.1          La Stampa Unione;

24.2          Come inserire i campi del file di dati al documento principale;

24.3          Illustrazione della Barra degli strumenti STAMPA UNIONE;

24.4          Esercizio.

Dati sulla lezione

Modulo ECDL

Versione:

Modulo 3

v1.0

Tempi:

1 ora / 60 minuti

Data svolgimento lezione:

03 dicembre 2002

Autore dei contenuti:

Cnos Fap di Fossano – Ramella Giorgio

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria     - - - - (Lezione 12 del libro Pagine dalla 218 alla 222)

 

24.1 - La Stampa Unione

Il comando “Stampa unione” del menu “STRUMENTI” consente di creare lettere di tipo personalizzato, stampare indirizzi buste ed etichette.

La procedura di unione comporta la fusione di due documenti, ovvero di un documento principale e di un file di dati. Esempio: dovete inviare un invito ad una festa a diverse persone (ne ipotizziamo 20); dovete quindi scrivere 20 volte la stessa lettera cambiando solo i dati personali. La Stampa Unione vi permette di scrivere solo due file, l’invito e un file dove inserirete i dati personali degli invitati, e provvederà a stampare tutti gli inviti.

Nel documento principale sono contenuti tutti gli elementi testuali e di altro tipo (es.: una lettera commerciale da mandare a tutti i clienti)

 

che rimarranno invariati in tutte le versioni del documento finale, mentre nel file di dati sono contenute tutte le informazioni variabili

quali, ad esempio, i nomi e gli indirizzi dei destinatari della lettera tipo(es.: clienti della lettera commerciale).

 

E’ necessario aprire il documento che verrà utilizzato come documento principale, dove saranno contenuti il testo la punteggiatura e gli altri elementi che rimarranno invariati in tutte le versioni della lettera tipo e:

·      Scegliere “STRUMENTI”  “Stampa unione”;

·      Alla voce “Documento principale” scegliere il pulsante “Crea” e quindi “Lettera tipo”

·      Scegliere il pulsante “Finestra attiva”.

 

Come documento principale è possibile utilizzare un documento esistente (come abbiamo fatto noi) o un nuovo documento. In quest’ultimo caso sceglieremo da quest’ultima finestra “Nuovo documento” e creeremo il documento principale.

 

Dopo aver completato il documento principale inserendo tutti gli elementi desiderati, sarà necessario specificare il file di dati. Anche il file di dati può essere già esistente o si può creare sul momento.

Per creare un nuovo file di dati:

·      Nella finestra di dialogo “stampa unione”  dal menu STRUMENTI scegliere il bottone “Dati” alla voce “Origine dati”

·      Scegliere “Crea origine dati”

·      Nella casella “Nomi di campo nell’intestazione” sono elencati i nomi di campo relativi ai tipi di dati di uso più frequente, dovete rimuovere i campi che non vi interessano evidenziandoli e cliccando sul tasto “Rimuovi nome campo”. Per aggiungere dei campi non menzionati dovete scriverli nella casella di testo “Nome campo” e cliccare sul tasto “Aggiungi nome campo”.

 

Nel nostro caso toglieremo i campi: Titolo, Professione, Società, Indirizzo2, Nazione, Telefono, TelefonoUfficio mentre aggiungeremo i seguenti campi: SpeseCondominialiComplessive,  CanoneFisso, SpeseEnergiaElettrica.

·      Dopo aver ultimato le procedure relative alla creazione di nomi di campo, scegliere OK

·      Digitare il nome che si desidera assegnare al nuovo documento nella finestra di salvataggio e scegliere OK

·      Verrà visualizzato un messaggio che richiede se si desidera modificare il file di dati o il documento principale

 

 

Scegliendo l’opzione “Modifica origine dati” potrete inserire i primi dati in una schermata contenente tutti i campi precedentemente impostati:

 

 

Scegliendo l’opzione  “Modifica documento principale” potrete visualizzare e modificare la vostra lettera.

 

24.2 - Come inserire i campi del file di dati al documento principale

 

Adesso si possono aggiungere i vari campi all’interno del nostro documento principale ossia della nostra lettera.

 

·      Nel punto in cui si desidera vengano inserite le informazioni variabili contenute nel file di dati, fare clic sul pulsante “Inserisci campo unione” sulla barra degli strumenti

 e quindi selezionare il campo desiderato.

 

Esempio:

 

 

Sotto a Egregio Signore, dovete inserire il campo Cognome; cliccate sul tasto “Inserisci campo unione” e selezionate la voce “Cognome”

 

 

Ecco come apparirà la vostra lettera:

 

 

A questo punto inseriamo di fianco al Cognome il campo Nome e nella riga sottostante inseriamo l’indirizzo.

 

 

Dopo aver modificato il documento principale salvare il file.

 

E’ possibile utilizzare la barra degli strumenti per unire i singoli record di dati e visualizzare le lettere tipo risultanti. Per fare ciò basta cliccare il seguente tasto.

 

 

Questa procedura risulta particolarmente utile se si desidera visualizzare in anteprima di stampa solo alcune lettere per controllare la corretta unione delle informazioni prima di procedere all’unione di tutti i record di dati. Per visualizzare i dati successivi o precedenti bisogna utilizzare i seguenti tasti presenti sulla barra degli strumenti .

 

Infine per stampare tutte le lettere occorre:

-         Aprire la schermata “Prepara Stampa Unione” nel menu “Strumenti”;

 

 

-         Cliccando sul tasto “Unisci” si aprirà una finestra che vi domanderà le modalità di inserimento dei dati; (potete selezionare anche solo un record di dati)

 

 

-         Cliccando su Unisci si creerà un nuovo documento contenente tutte le lettere con i relativi dati; per stamparle cliccare su “File” “Stampa”.

 

 

24.3 - Illustrazione della Barra degli strumenti STAMPA UNIONE

 

 

 

A     Visualizza   o inserisce i nomi dei campi di unione o le informazioni di unione

B     Primo record

C    Record precedente

D     Record corrente. In questa casella digitare il numero corrispondente al record che si desidera visualizzare in anteprima di stampa

E     Record successivo

F     Ultimo record

G    Visualizza la finestra di dialogo “prepara stampa unione”

H    Controlla la presenza di errori

I       Unisce tutte le lettere tipo in un nuovo documento

J       Unisce i documenti in fase di stampa

K    Visualizza la finestra di dialogo “unisci”

L     Individua i record contenenti le informazioni specificate

M   Visualizza i record nella finestra di dialogo “Modulo dati”

 

24.4 - La Pratica

1.      Create un nuovo documento in Word e chiamatelo “Affitto”;

2.      Impostate i margini: superiore 2.5, inferiore sinistro destro 2; intestazione e pie di pagina 1.27.

3.      Compilate l’intestazione(carattere:Tahoma dimensione:12 colore:rosso) ed il piè pagina (carattere:Algerian dimensione:12);

4.      Impostate da “Studio Associato...” a “tin.it” carattere Algerian; dimensione 14; spaziatura espansa 2; colore blu. Per la prima riga “Studio Associato” impostare una spaziatura prima di 30 pt.

5.      Tutto il resto del testo ha carattere Times New Roman, dimensione 12. L’oggetto ha uno stile grassetto.

6.      Impostate una tabulazione sinistra di 11.5  per l’indirizzo del destinatario “Egregio Signore ....” e una tabulazione centrata a 13.5 per la firma dell’amministratore: il tutto attraverso il righello.

7.      Create la stampa unione inserendo i campi evidenziati in grigio nell’immagine.

8.      Completate il file di dati con i seguenti dati:

9.      Buon lavoro!

 

 

OBBLIGATORIO: Svolgere l’esercizio su un floppy e consegnarlo al docente in classe

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