Descrizione

Il collegamento

Obiettivi della lezione

Saper creare e gestire i collegamenti

Indice lezione

Lezione 23 - Foglio Elettronico

23.1 I collegamenti: il collegamento delle cartelle di lavoro;

23.2 La creazione delle formule di riferimento esterno;

23.3 La creazione di una formula di collegamento con la tecnica di puntamento;

23.4 Incollare i collegamenti;

23.5 Lavorare con le formule di riferimento esterne;

23.6 L’apertura di una cartella di lavoro con le formule di riferimento esterno;

23.7 I collegamenti;

23.8 L’aggiornamento dei collegamenti;

23.9 Il cambiamento dell’origine del collegamento;

23.10 Interruzione di collegamenti;

23.11 La modifica di una cartella di lavoro di origine.

Dati sulla lezione

Versione:	v1.0
Tempi:	1 ora / 60 minuti
Data svolgimento lezione:	28 Maggio 2003
Autore dei contenuti:	Vastapane Marco Attilio
Autore materiali didattici:	Togni Francesca

La Teoria

23.1 - I collegamenti: il collegamento delle cartelle di lavoro

Il collegamento è il processo di utilizzo di riferimenti alle celle in cartelle di lavoro esterne per inserire i dati nel foglio di lavoro.

Quando si collegano i fogli lavoro, li si connette in modo che uno dipenda dall'altro. La cartella di lavoro che contiene le formule di collegamento o di riferimento esterno viene definita cartella di lavoro dipendente.

La cartella di lavoro che contiene le informazioni usate nella formula di riferimento esterno viene chiamata cartella di lavoro di origine.

Si tenga presente che non è necessario aprire la cartella di lavoro di origine quando si collega alla cartella di lavoro dipendente. Si possono creare anche collegamenti a dati provenienti da altre applicazioni, ad esempio da un programma di data base oppure un elaboratore di testi.

Quando si prende in considerazione la possibilità di collegare delle cartelle di lavoro, ci si potrebbe chiedere perché ad esempio la cartella di lavoro A al fine di accedere ai dati della cartella di lavoro B, non lo possa effettuare andando ad inserire i dati nella cartella di lavoro A.

In alcuni casi, in effetti, è possibile ma il valore reale del collegamento diventa chiaro quando si aggiorna continuamente la cartella di lavoro di origine.

Creare un collegamento nella Cartella di lavoro A alla Cartella di lavoro B, significa che nella Cartella di lavoro A si può sempre accedere alle informazioni più recenti della Cartella di lavoro B, perché la Cartella di lavoro A viene aggiornata ogni volta che la Cartella di lavoro B cambia.

Collegare le Cartelle di lavoro può essere utile anche quando si devono consolidare file diversi. Ad esempio, si supponga che ogni responsabile delle vendite regionali memorizzi i dati in una cartella di lavoro separata. Si può creare allora una cartella di lavoro riassuntiva che prima utilizza le formule di collegamento per recuperare specifici dati dalla cartella di lavoro di ciascun responsabile e poi calcola i totali di tutte le regioni. Il consolidamento sarà oggetto della lezione seguente.

Il collegamento può anche essere un metodo per dividere un modello grande in file più piccoli.

Questa procedura spesso rende il modello più facile e viene utilizzata una quantità di memoria e di risorse notevolmente inferiore.

Il collegamento però ha un lato negativo: le formule di riferimento esterno sono poco sicure ed interrompere accidentalmente collegamenti creati e assai facile. Si può evitare che tutto ciò accada se si conosce il corretto funzionamento dei collegamenti.

23.2 - La creazione delle formule di riferimento esterno

Vi sono diversi modi per creare una formula di riferimento esterno:

q E’ possibile digitare manualmente i riferimenti in cella: questi riferimenti possono essere lunghi perché comprendano i nomi della cartella di lavoro e del foglio e possibilmente anche informazioni sul percorso e sull'unità disco. Il vantaggio di digitare manualmente i riferimenti della cella consiste nel fatto che la cartella di lavoro di origine non deve essere aperta.

q Si può porre il puntatore del mouse sui riferimenti della cella: se la cartella di lavoro di origine è aperta si possono usare le tecniche standard di puntamento per creare formule che vanno ad utilizzare riferimenti esterni: con la cartella di origine aperta occorre selezionare Modifica è Incolla speciale, quindi premere il tasto Incolla collegamento.

q In ultimo è possibile utilizzare il comando dati consolida.

In questo esempio è stato creato un collegamento del file bilancio2003.xls con il file gennaio2003.xls, con la procedura appena sopra vista.

La cella D3 di quest’ultimo, che ospita la somma dei valori contenuti nelle celle B3:B33, è collegata alla cella B3 del file bilancio2003.xls, in modo che ad ogni variazione del dato proveniente dal file relativo al mese di gennaio, il bilancio annuale venga aggiornato.

La sintassi della formula di collegamento è la seguente: =[nomecartella]nomefoglio!indirizzocella

Come si può notare, prima dell'indirizzo della cella si deve inserire il nome della cartella di lavoro fra parentesi quadrate, il nome del foglio di lavoro ed un punto esclamativo che funge da separatore.

q Nell'esempio che segue viene scritta una formula che usa la cella A1 nel foglio di lavoro Foglio1 di una cartella di lavoro denominata Bilancio.=[bilancio.xls]foglio1!A1

q Se il nome della cartella di lavoro o del foglio nel riferimento comprende uno più spazi, si deve scrivere il testo tra virgolette. Nell'esempio che segue ecco una formula : ='[bilancio annuale.xls]foglio1'!A1

q Quando una formula fa riferimento a celle di una cartella di lavoro diversa, non è indispensabile che altra cartella sia aperta. Se è chiusa e non è nella cartella corrente, si deve aggiungere il percorso completo al riferimento.

Ecco la stringa di collegamento che ho utilizzato io:

='C:\Document and Setting\vasta\documenti\bilancio\[bilancio annuale.xls]foglio1!A1

23.3 - La creazione di una formula di collegamento con la tecnica di puntamento

Come si è già specificato, si possono inserire direttamente delle formule di riferimento esterno, ma è possibile incorrere in errori perché ogni singola informazione deve essere digitata correttamente. Per far creare la formula direttamente da Excel, devono essere eseguite le seguenti operazioni:

q aprire la cartella di lavoro di origine

q selezionare la cella nella cartella di lavoro dipendente che conterrà la formula

q inserire la formula. Quando si arriva alla parte che richiede il riferimento esterno si attivi la cartella di lavoro di origine e si scelga la cella con l'intervallo.

q Terminare la digitazione della formula e premere Invio.

Si vedrà che quando si pone il puntatore del mouse e sulla cella o sull'intervallo, Excel automaticamente si occupa dei dettagli e crea un riferimento esterno assolutamente corretto.

Qquando si posiziona il puntatore, su un riferimento di cella usando la procedura appena descritta nelle fasi precedenti, il riferimento della cella è sempre un riferimento assoluto , come ad esempio $A$1. Se si ha intenzione di copiare la formula per creare altre formule di collegamento si può cambiare il riferimento assoluto in un relativo eliminando il simbolo del dollaro.

Se si tiene la cartella di lavoro di origine aperta, il riferimento esterno non include il percorso alla cartella; se invece la si chiude, le formule di riferimento esterno cambiano per includere il percorso completo.

Se si usa il comando Fileè Salva con nome, per salvare la cartella di lavoro di origine con un diverso nome, Excel cambia i riferimenti esterni per utilizzare il nuovo nome di File.

23.4 - Incollare i collegamenti

Il comando Incolla speciale fornisce un altro metodo per creare le formule di riferimento esterno. Per effettuare questa operazione è necessario seguire le istruzioni seguenti:

q Aprire la cartella di lavoro di origine

q Selezionare la cella o l'intervallo da collegare , quindi copiarlo negli appunti

q Si attivi la cartella di lavoro dipendente e si scelga la cella in cui deve apparire la formula del collegamento.

q Scegliere Modifica èIncolla speciale, e poi cliccare sul pulsante Incolla Collegamento

23.5 - Lavorare con le formule di riferimento esterne

Per poter lavorare con le formule di riferimento esterno, si deve tener presente che una singola cartella di lavoro può contenere i collegamenti che fanno riferimento a un qualsiasi numero di cartelle di lavoro di origine.

Excel consente di creare delle formule di collegamento a cartelle di lavoro non salvate e anche non esistenti. Supponiamo ad esempio di avere due cartelle di lavoro aperte e di non averle salvate.; i loro nomi sono ovviamente quelli assegnati di default dal programma: Cartel1 e Cartel2. Se in Cartel 2 si crea una formula di collegamento a Cartel1 e poi si salva Cartel2, Excel visualizza la finestra qui riportata.

Questo messaggio indica che la cartella di lavoro che si stava salvando contiene dei riferimenti a una cartella di lavoro che non è ancora stata salvata.

E’ consigliabile quindi effettuare l’operazione di salvataggio della cartella di lavoro di origine, per evitare una situazione di questo genere. Infatti, il messaggio avvisa che la cartella di lavoro che si sta salvando contiene dei riferimenti ad una cartella che non è ancora stata salvata.

Si possono creare anche dei collegamenti a documenti inesistenti. Questo può verificarsi quando si deve usare una cartella di lavoro di origine di un collega, ma il file non è ancora stato scaricato. Quando si immette una formula di riferimento esterno che si riferisce ad una cartella di lavoro inesistente, Excel visualizza la finestra File non trovato.

Se si clicca su Annulla , la formula mantiene il nome della cartella di lavoro indicata, ma restituisce un errore. Quando la cartella di lavoro di origine diventa disponibile , l’errore sparisce e la formula restituisce un valore corretto.

23.6 - L’apertura di una cartella di lavoro con le formule di riferimento esterno

Quando si apre una cartella di lavoro che contiene una o più formule di riferimento esterno, Excel recupera i valori correnti dalle cartelle di lavoro di origine e calcola le formule.

Se non riesce a trovare una cartella di lavoro di origine a cui si fa riferimento in una formula di collegamento, visualizza la finestra di dialogo File non trovato e chiede di selezionare un cartella di lavoro di origine.

23.7 - I collegamenti

Se la cartella di lavoro è collegata a più cartelle esterne, si può decidere di vedere un elenco di cartelle di lavoro di origine.

Per eseguire questa operazione si deve scegliere il comando Modifica è Collegamenti, ed Excel risponde visualizzando la finestra di dialogo Collegamenti.

Nel suo interno, sono elencate tutte le cartelle di lavoro di origine più altri tipi di collegamenti ad altri documenti.

23.8 - L’aggiornamento dei collegamenti

Se si vuole essere sicuri che le formule di collegamento abbiano i valori più recenti dalle loro cartelle di lavoro di origine, si può forzare l’aggiornamento.

Questa operazione potrebbe essere necessaria se si è appena appreso che qualcuno ha modificato la cartella di lavoro di origine,ed ha salvato l’ultima versione nel server di rete.

Per aggiornare le formule collegate con il loro valore corrente, si apra la finestra di dialogo Collegamenti, e scegliere Modifica>Collegamenti, quindi selezionare la cartella di lavoro di origine appropriata , e terminare la procedura premendo il tasto Aggiorna.

Le formule di collegamento vengono aggiornate con l’ultima versione della cartella di lavoro di origine.

Per i collegamenti del foglio di lavoro è sempre attivata l’opzione Aggiornamento automatico nella finestra di dialogo Collegamenti, e non è possibile cambiarla in modalità Manuale. Questo vuol dire che Excel aggiorna i collegamenti solo quando si apre la cartella di lavoro e non li aggiorna quando il file di origine cambia.

23.9 - Il cambiamento dell’origine del collegamento

Può capitare di dover cambiare la cartella di lavoro di origine per i riferimenti esterni.

Ad esempio, si supponga di avere un foglio di lavoro che ha collegamenti a una cartella di lavoro denominata Bilancio2003, ma in seguito si riceve un’ultima versione chiamata Bilancio_primo_semestre_2003.

Si potrebbero andare a cambiare tutti i collegamenti della cella manualmente, oppure modificare semplicemente l’origine del collegamento.

Si esegua ciò nella finestra di dialogo Collegamenti.

q Selezionare la cartella di lavoro di origine che si vuole cambiare e si clicchi sul pulsante Cambia Origine.

q Excel visualizza una finestra di dialogo che consente di selezionare un nuovo file di origine.

q Dopo aver scelto il file, tutte le formule di riferimento esterno vengono aggiornate.

23.10 - Interruzione di collegamenti

Se si hanno dei riferimenti esterni in una cartella di lavoro e poi si decide che non servono più, si possono convertire le formule di riferimento esterno in valori interrompendo i collegamenti .

q Selezionare l’intervallo che contiene le formule di riferimento esterno e copiarlo negli appunti

q Scegliere il comando Modifica è Incolla speciale, facendo comparire sullo schermo la finestra di dialogo Incolla speciale.

q Selezionare l’opzione Valori e premere OK

q Premere il tasto ESC per annullare la modalità taglia e copia.

Tutte le formule nell’intervallo selezionato sono convertite nei loro valori correnti.

Possono esservi possibili problemi con le formule di riferimento, ma è possibile interrompere i collegamenti non intenzionalmente, anche se in quasi ogni caso li si può ristabilire.

Se si apre la cartella di lavoro ed Excel non riesce ad individuare il file, viene visualizzata una finestra di dialogo che consente di specificare la cartella di lavoro e ricreare i collegamenti. Si può anche cambiare il file di origine usando il pulsante Cambia Origine nella finestra di dialogo Collegamenti.

Se invece si rinomina il documento di origine o lo si sposta in una diversa cartella, Excel non è in grado di aggiornare i collegamenti. Si deve quindi utilizzare la finestra di dialogo Collegamenti e specificare il nuovo documento di origine.

23.11 - La modifica di una cartella di lavoro di origine

Se si apre una cartella di lavoro che è origine per un’altra, si faccia molta attenzione a non aprire contemporaneamente la cartella di lavoro di destinazione. Ad esempio, se si aggiunge una nuova riga alla cartella di lavoro di origine, tutte le celle si spostano in basso di una riga. Quando si apre la cartella di lavoro di destinazione , essa continua ad usare i vecchi riferimenti di celle che ora non sono più validi.

Per evitare questo problema, occorre utilizzare le cautele qui appresso spiegate:

q Si apra la cartella di lavoro di destinazione quando si apportano delle modifiche alla cartella di lavoro di origine. In questo modo Excel adatta i riferimenti esterni nella cartella di lavoro di destinazione quando si apportano delle modifiche alla cartella di lavoro di origine.

q Nella formula di collegamento è buona norma utilizzare nomi invece di riferimenti di cella; è sicuramente il metodi più sicuro.

q In allegato troverete la cartella collegamenti, che dovrete copiare ed incollare sul disco C, per poter verificare il funzionamento del collegamento.

Non è obbligatorio inviare l’esercizio al tutor.

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