Descrizione
I database di Excel
Obiettivi della lezione
Saper creare un database con Excel. Saper interrogare un
database di excel con gli operatori.
Indice lezione
Lezione 16 - Foglio Elettronico
16.1
Database Excel;
16.2
Gli Operatori
logici: And e Or.
Dati sulla lezione
|
Versione: |
v1.0 |
|
Tempi: |
1 ½ ora / 90
minuti |
|
Data svolgimento lezione: |
16 Aprile 2003 |
|
Autore dei contenuti: |
Vastapane Marco Attilio – Giuliano Luca |
|
Autore materiali didattici: |
Togni Francesca |
La Teoria
Nelle lezioni precedenti sono stati analizzati alcuni strumenti attraverso i quali poter accedere ai dati per estrapolarne un risultato.
Con il Microsoft Query abbiamo visto come sia stato semplice poter prelevare dati da una tabella di Access per giungere ad un risultato diverso da quello di partenza.
Lavorare con programmi diversi del pacchetto Office, non offre particolari problemi: infatti abbiamo esportato dati di Excel in tabelle di Access ed abbiamo importato in Excel dati presenti su semplici file .txt.
Con Excel, vi è la possibilità di effettuare le medesime operazioni di Query, utilizzando come origine differenti formati di dati. Tra questi vi è anche il formato .xls, che è proprio il formato di Excel.
Vedremo ora come è possibile creare un database utilizzando esclusivamente Excel, senza quindi appoggiarci ad Access, come abbiamo fatto in precedenza, per poter effettuare delle operazioni di Query.
Nell’esempio, è stato creato un file di Excel ed è stato chiamato database_excel; ovviamente questa operazione si sarebbe potuta effettuare alla fine dell’immissione dati. A differenza di Excel, con Microsoft Access questa operazione di salvataggio è richiesta immediatamente, poiché il programma deve saper allocare la memoria necessaria per ospitare i vari record che si andranno poi ad inserire. Se per un disguido, un guasto, un’interruzione della corrente elettrica il nostro computer dovesse spegnersi o smettere di funzionare, i dati immessi fino a quel momento non andrebbero persi, poiché Access memorizza continuamente i record nella memoria di massa: è proprio studiato appositamente per effettuare queste operazioni e fornire una certa sicurezza all’operatore che registra i dati. Excel, assai più versatile, non è un programma studiato appositamente per effettuare queste operazioni, ma ciò non gli impedisce di poterle eseguire con successo. Semplicemente, se durante la digitazione dell’archivio si dovesse verificare un problema capace di coinvolgere il buon funzionamento dell’apparecchiatura o del software, e se noi non avessimo ancora mai salvato il lavoro, perderemmo tutto il lavoro svolto, e quindi sarebbe necessario ricominciare dall’inizio.
Nel nostro esempio i dati che andiamo a memorizzare prendono posto sul foglio “agenti” della cartella di lavoro database_excel, come rappresentato in figura.
Il contenuto della Tabella Agenti del file produttori.mdb è stato inserito nel foglio di lavoro, denominato Agenti, mentre quello della tabella Subagenti trova posto nel foglio Produttori.
Con il Microsoft Query dobbiamo costruire una Query capace di visualizzare tutti gli Agenti che operano nella zona Nord.
q Ovviamente, avendo noi bisogno di un’origine dati sarà necessario salvare , se non lo abbiamo già fatto, il file contenente l’archivio dei Subagenti e quello degli Agenti. Salviamolo come database_excel.
q Apriamo una nuova cartella di Excel ed attiviamo , come già sappiamo fare il Microsoft Query.
q Ovviamente questa volta, come Origine dati andremo a scegliere File di Microsoft Excel.
q Compariranno nella finestra di ricerca, tutti i file con estensione.xls; andiamo ad individuare il file database_excel nel punto in cui lo abbiamo salvato.
q Una volta trovato andiamo a selezionarlo.
q Premiamo OK, per poter continuare. Comparirà la finestra che ci consente di creare le Query con la Creazione Guidata oppure con il Microsoft Query.
q Per utilizzare la creazione guidata, selezionare il foglio Agenti$ e premere ovviamente il tasto > per far affluire i dati nella parte destra della finestra. Se non fossero visibili informazioni all’interno del pannello, premere Opzioni e selezionare la voce Tabelle di sistema.
q Dobbiamo notare come le varie colonne che costituiscono il foglio di Excel sono diventati i campi del nostro database.
q Premiamo il tasto Avanti per proseguire. Impostiamo i valori in modo da poter estrapolare tutti gli agenti della zona Nord, quindi premiamo Avanti.
q Ordiniamo gli Agenti secondo l’importo delle loro provvigioni, quindi selezioniamo il campo provvigioni, ed impostiamolo a crescente.
q Procediamo , quindi esportiamo i dati a partire dalla cella A1 del foglio di lavoro dal quale siamo partiti.
Il risultato che si ottiene:
Il risultato che è stato ottenuto, è totalmente indipendente dall’utilizzo di Microsoft Access.
In verità, Access è un programma che consente di effettuare le operazioni descritte ora in modo assai più rapido e veloce, oltre ad avere moltissime altre possibilità.
Però, anche con Excel è data la possibilità di compiere ricerche all’interno di un archivio per ottenerne un risultato. Il file xls è il corrispondente archivio del file .mdb; i fogli di Excel corrispondono alle tabelle di Access; le intestazioni delle celle di Excel corrispondono ai campi di Access.
Proviamo ora ad effettuare un’operazione simile, andando a ricercare tutti gli agenti della zona Sud, utilizzando il Microsoft Query.
q Connettiamoci come al solito con l’origine dati. Il file database_excel.xls
q Una volta individuato, premiamo OK
A seconda delle impostazioni del Microsoft Query, può comparire un sinistro messaggio che ci informa che nessuna tabella visibile è contenuta nell’origine dati.Nessun problema: se non lo abbiamo già fatto dobbiamo semplicemente visualizzare le tabelle di sistema.
q Procediamo premendo OK
q Il pannello della creazione guidata infatti non presenta nulla nel suo interno.
Premiamo il tasto Opzioni, ed andiamo a spuntare la voce Tabelle d sistema.
q Premiamo OK per confermare, quindi Annulla per accedere al Microsoft Query.
Nel Microsoft Query è necessario innanzitutto selezionare delle tabelle per poter estrapolare i dati. Se non abbiamo ancora attivato la visualizzazione delle tabelle di sistema, lo possiamo tranquillamente fare ora, attraverso il tasto opzioni.
q Selezioniamo la tabella Agenti$, quindi premiamo Chiudi
q Nella parte riservata alle tabelle è presente quindi la Tabella Agenti che, come sappiamo, è una tabella virtuale, essendo niente altro che il foglio di Excel contenente i dati riguardo agli Agenti.
q Per i Criteri andremo ad inserire semplicemente il campo Zona, e nel relativo valore scriveremo Sud.
Se desideriamo ordinarli direttamente dal Microsoft Query riguardo al alle provvigioni percepite in ordine crescente, sarà sufficiente selezionare nella zona riservata ai dati la colonna delle provvigioni, e premere il tasto evidenziato nella figura.
Per restituire i dati ad Excel, seguire l’ormai nota procedura.
16.2 - Operatori logici And Or
Questi operatori consentono all’utente di effettuare particolari tipi di ricerche.
Occorre prima avere chiare le idee sul loro utilizzo teorico.
L’operatore OR , equivalente ad OPPURE, è il più elastico: infatti permette di effettuare ricerche secondo un criterio OPPURE riguardo ad un altro.
Se ad esempio voglio visualizzare gli Agenti che operano nelle zone Nord OPPURE Sud , utilizzando l’operatore logico OR otterrò come risultato un elenco degli Agenti del Nord, unito all’elenco degli Agenti che operano al Sud.
Come avete potuto leggere, dal punto di vista del periodare, la frase che ho appena scritto non è propriamente in un buon italiano. Questo perché siamo abituati ad usare nella nostra lingua la congiunzione “o” con significato di altrimenti o in caso contrario.
Questo operatore mi restituisce come risultato tutti i record nei quali sia presente rispetto al campo Zona la parola identificativa Nord OPPURE Sud, quindi entrambe.
L’operatore AND che corrisponde ad E , verifica se nello stesso campo sia presente un valore E un altro: in pratica la presenza di entrambi i valori contemporaneamente.
Se ad esempio ricercassimo tutti gli Agenti che operano nella zona Nord AND nella zona Sud, il Microsoft Query non sarebbe capace di restituirci nessun valore, perché ad ogni Agente è affidata una SOLA zona: non potremo mai trovare, nel nostro esempio, un Agente che contemporaneamente operi sia a Sud che a Nord.
Chiariamo gli eventuali dubbi con un esempio.
q Connettiamoci al file di Excel database_excel nel modo consueto, e poi andiamo ad utilizzare in principio la Creazione Guidata Query
q Selezioniamo la tabella Agenti$ e premiamo il tasto > per visualizzare tutti i campi del database.
q Alla voce Zona selezioniamo il filtro “equivale a “ , quindi come valore impostiamo Nord
q Mettiamo il pallino sul pulsante di opzione OR , ed andiamo ad impostare il secondo valore ad “equivale a “ completandolo con la scelta della voce Sud
q Proseguiamo ed ordiniamo il risultato in ordine crescente riguardo alle Zone.
Terminiamo la procedura ed esportiamo in Excel il risultato.
Come possiamo vedere, sono stati inseriti sia gli Agenti della zona Nord che quelli della zona Sud.
Se proviamo a modificare la nostra query andando sostituire l’operatore OR con AND, non troveremo nessun record che soddisfi le condizioni di ricerca che abbiamo imposto.
Infatti nessun Agente è contemporaneamente assegnato alle zone Nord e Sud.
Restituendo il risultato ad Excel, ecco cosa si vede
Vedremo nella prossima lezione come effettuare questo tipo di ricerca utilizzando il Microsoft Query.
Se si desidera mettere in relazione diverse tabelle di Excel con la creazione guidata per estrapolarne dei risultati attraverso delle Query, il programma non lo consentirà.
Infatti è necessario passare in modo obbligatorio attraverso il Microsoft Query.
Ad esempio, nell’esempio sottostante ho inserito anche i campi della tabella Produttori. Non appena cerco di procedere, il programma mi avvisa che non è possibile effettuare l’operazione richiesta.
Quindi è necessario utilizzare il Microsoft Query per creare le relazioni necessarie affinché le tabelle possano essere utilizzate insieme.
Feedback
Per
chiarimenti, si prega di lasciare la domanda direttamente sul Forum della
piattaforma Maestra.