Descrizione
Microsoft Query.
Obiettivi della lezione
Saper utilizzare Microsoft Query per filtrare i dati del
database, restituire i dati a Excel ed elaborare una query.
Indice lezione
Lezione 15 - Foglio Elettronico
15.1
Microsoft Query;
15.2
Filtrare i dati;
15.3
Restituire i dati
a Microsoft Excel;
15.4
Elaborare una
query;
15.5
Preparazione per
esercizi;
15.6
Esercizio 1;
15.7
Esercizio 2;
15.8
Esercizio 3;
15.9
Esercizio 4;
15.10 Esercizio 5.
Dati sulla lezione
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Versione: |
v1.0 |
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Tempi: |
1 ½ ora / 90 minuti |
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Data svolgimento lezione: |
09 Aprile 2003 |
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Autore dei contenuti: |
Vastapane Marco Attilio – Giuliano Luca |
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Autore materiali didattici: |
Togni Francesca |
La Teoria
Per utilizzare Microsoft Query, dopo aver evocato la finestra Creazione Guidata Query , utilizzando uno dei comandi Modifica Query visti poco sopra, premere il tasto annulla.
Il programma ci chiederà se vogliamo continuare a modificare la Query in Microsoft Query
Premendo il tasto Si, si apre la finestra di questo programma. Ecco la videata.
Chi ha già utilizzato Microsoft Access, troverà una sensibile rassomiglianza tra questo applicativo e l’altro , assai più versatile e potente.
Analizziamone il dettaglio:
Tabelle
Il riquadro superiore contiene le tabelle del database utilizzate per la Query. Ogni finestra della tabella di dati ha un elenco dei campi nella tabella. Nel nostro esempio abbiamo a disposizione la tabella Agenti.
Criteri
Il riquadro centrale contiene i criteri che determinano i record che la query restituisce al foglio di Excel. In questo esempio, il campo Nominativo dei vari Agenti è filtrato con il criterio “ >b”.
Dati
Il riquadro inferiore contiene i dati corrispondenti ai criteri assegnati. Nel nostro esempio, tutti gli agenti con nominativo compreso dalla lettera C fino alla Z, con il rispettivo codice identificativo, la zona di appartenenza e le rispettive provvigioni.
Con il Microsoft Query è possibile filtrare i dati presenti nel database utilizzando l’interfaccia grafica messa a disposizione dall’ applicativo oppure utilizzando il linguaggio SQL, che come abbiamo detto è l’acronimo di Structured Query Language, il linguaggio “ufficiale” per comunicare con i database.
Chi conosce l’applicativo del pacchetto Office studiato appositamente per l’elaborazione dati, Microsoft Access, sarà sicuramente assai più agevolato nella comprensione dell’analogo strumento offerto da Excel.
Per modificare una Query utilizzando questo strumento, ad esempio andando a ricercare tutti gli agenti che hanno avuto una provvigione maggiore di 500 euro, modificare il criterio Nominativo ‘>b’ eliminando detto filtro.
Trascinare dal riquadro superiore la voce Provvigioni ed inserirla nel riquadro centrale, quello riservato ai criteri.
A questo punto nella voce Valore della colonna Criteri, specificare il criterio desiderato: nel nostro caso >500
Infine premere il tasto recante il
simbolo di un punto esclamativo, posto in alto, appena 
sotto la barra dei menu, per mettere in moto l’esecuzione della Query.
Ecco il risultato che si ottiene.
15.3 - Restituire i dati a Microsoft Excel
Il risultato può essere inserito all’interno di un foglio di Excel per essere ulteriormente elaborato dal punto di vista dei calcoli.
Chi conosce Access, sa bene quanto sia assai più complesso effettuare calcoli con detto applicativo, se paragonato al potente e versatile Excel.
Per effettuare questa operazione, basterà scegliere il comando File è Restituisci dati a Microsoft Excel .
In alternativa è possibile utilizzare il tasto , anch’esso situato nelle vicinanze del punto esclamativo visto poco sopra, rappresentato in figura.
Nella ormai nota finestra di dialogo individuare la cella da cui vogliamo far estendere nel foglio di calcolo il risultato della Query appena effettuata.
Ed ecco il risultato ottenuto.
E’ possibile utilizzare direttamente Microsoft Query per l’elaborazione di una Query, utilizzando la sua interfaccia grafica.
Occorre ovviamente connettersi ad un database esterno , utilizzando la procedura descritta nelle precedenti lezioni.
Appena effettuata la connessione con il database fornito in allegato, premere il pulsante Annulla della finestra di dialogo Creazione guidata query.
Verrà proposto se continuare l’operazione attraverso il Microsoft Query.
Ovviamente rispondere in modo affermativo.
La finestra che appare è proprio quella dell’applicativo collegato ad Excel per la gestione delle Query. Notiamo però la presenza di una finestra in primo piano che ci induce ad effettuare una scelta: è necessario aggiungere almeno una tabella.
Il nostro database è formato infatti da 2 tabelle : Agenti e subagenti, e 2 query fatte in ambiente Access.
Di ciò non dobbiamo assolutamente preoccuparci, poiché non ci interessa minimamente come sono state strutturate.
Se le operazioni non dovessero avere successo la colpa ricadrebbe unicamente su chi ha compilato il database originario.
L’operazione che vogliamo effettuare consiste nell’estrapolare dall’archivio i nominativi degli Agenti e quello dei subagenti a loro affiancati che con nominativo dei primi superiore alla lettera M
q Scegliamo quindi la tabella Agenti, e premiamo il tasto Aggiungi , quindi selezioniamo la tabella subagenti e premiamo Aggiungi.
In alternativa è possibile cliccare 2 volte consecutivamente il nome della tabella scelta.
q Terminata l’operazione premere Chiudi, per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi tabelle
La finestra che appare è quella del Microsoft Query.
Nella parte superiore sono presenti le 2 tabelle inserite, e tra di loro è possibile notare un sottile filo di congiunzione.
Questo ci fa capire che le 2 tabelle sono legate tra di loro.
Infatti il tipo di relazione che le lega è di 1-a-molti. Il significato di questo tipo di relazione è assai intuitivo:
q ad un Agente possono corrispondere 1 o più subagenti .
q ad un singolo subagente corrisponderà però solo un solo Agente
Questa relazione è proprio quella che è stata definita per questo esempio.
È possibile che non tutte le aree di lavoro siano visibili.
In questa normale eventualità, è possibile far comparire le aree di lavoro necessarie, premendo i tasti raffigurati nell’immagine sottostante.
La finestra di lavoro dovrebbe essere questa.
Ora, selezioniamo dalla tabella Agenti il Nominativo, e clicchiamolo 2 volte. Effettuiamo la stessa
operazione anche per il campo nome
subagente dalla tabella subagenti
Ecco cosa appare
q Il Microsoft Query si sta preparando per presentarci il risultato della nostra interrogazione. Infatti, nella area riservata ai Dati, sono comparse le intestazioni delle colonne che ci restituiranno i dati
Ora è necessario trascinare nel campo Criteri quelli che ci sono necessari.
In questo caso, per poter filtrare ci occorre come criterio , stabilire delle limitazioni solamente al campo Nominativo.
q Trascinarlo quindi nella zona riservata ai Criteri
Alla voce Valore attribuire >M e premere l’apposito tasto per far eseguire la Query.
Ecco il risultato ottenuto.
Attenzione : >M è differenti da >MB.
Se provate a modificare la query in questo senso, gli Agenti Maria Bianchetti e Marco Feri non saranno più presenti nell’elenco propostoci.
Per inviare il risultato della Query ad Excel, selezionare FileèRestituisci dati a Microsoft Excel, determinare la cella di partenza, come già abbiamo visto.
Ecco il risultato.
Nelle proprietà dell’intervallo esterno, settiamo l’aggiornamento del file ad ogni apertura del medesimo.
Salviamo il file come aggiornameti1.xls e riapriamolo.
Ecco la finestra che appare
Come si è detto l ’attivazione di Microsoft Query, è un componente autonomo che può essere eseguita da Excel .Utilizzando la funzione Trova del nostro Sistema operativo,sarà possibile trovare il file msqry32.exe all’interno del nostro PC, capace di evocare detto applicativo.
Selezioniamo il file MSQQY32.EXE, premiamo il tasto destro del mouse e scegliamo la voce Crea Collegamento. Alla successiva richiesta, rispondere Si per creare un collegamento sul desktop
Premendo il tasto apparso sul nostro Desktop, potremo avviare immediatamente Microsoft Query.
Ovviamente sarà poi necessario effettuare, con la solita procedura, a connessione ad un database.
La Pratica
15.5 - Preparazione per esercizi
Dopo aver incollato sul desktop il file da utilizzare per la lezione selezionare
q
DatièImporta dati esterni è Nuova query su database
q
Selezionare
Database di Microsoft Access
q
Premere OK
q
Ricercare il
database produttori.mdb eventualmente con il comando Sfoglia
q
Una volta
individuato premere OK
q
Premere Annulla
per attivare Microsoft Query
q
Confermare
cliccando SI
Ora
siamo connessi e pronti per partire
Esercizio1: restituire a Microsoft Excel un elenco con tutti gli Agenti
dell’archivio della zona Sud con provvigioni inferiori a 500 euro.Devono essere
presenti il campo Nominativo, Zona e Provvigioni
q
Selezionare la
tabella Agenti ed aggiungerla al Microsoft Query
q
Chiudere a
finestra di dialogo Agiungi Tabelle
q
Visualizzare, se
necessario le zone Tabelle e Criteri attraverso il menu Visualizza
q
Ciccare 2 volte
in rapida successione i campi Nominativo, Zona e Provvigioni
q
Trascinare alla
voce Campo Criteri i campi Zona e provvigioni
q
Impostare il
valore del campo Provvigioni a <500
q
Impostare il
valore del campo Zona a Sud
q
Mandare in
esecuzione la Query
q
Restituire i dati
a Microsoft Excel
q
Selezionare come
origine la cella B1
q
Modificare la
proprietà intervallo dati in modo che vi sia un aggiornamento dei files ad ogni
apertura del file di Excel
q
Salvare il file
come Agenti_sud_min500
q
Chiudere e
riaprire il file
Ecco il risultato
Esercizio2: lanciare il Microsoft Query dal collegamento al desktop fatto
con la procedura spiegata nella lezione.Creare una query che restituisca il
nome di tutti i subagenti con provvigioni superiori a 1000 €
Appena appare la videata del Microsoft Query, connetterlo al database
q
Premere File
q
Selezionare Apri
Query
q
Scegliere la
query Agente_sud_min500 salvata in precedenza
q
Modificarla
andando ad aggiungere la tabella subagenti: menu TabellaèAggiungi Tabelle e selezionare quella desiderata
q
Rimuovere dalla
zona riservata alla presentazione del risultato della query i campi non
necessari. E’sufficiente selezionarli con il mouse e premere CANC da tastiera.
Il mouse avrà assunto questa forma È quando si trova sui campi selezionati
q
Trascinare nel
campo criteri i campi nome subagente e provvigioni.
q
Ripetere
l’operazione anche riguardo al settore riservato alla presentazione dei dati
q
Impostare nel
Valore riguardo alle provvigioni >1000
Ecco l’immagine che dovreste avere
q
Mandare in
esecuzione la Query per ottenere il risultato. Si prema il punto esclamativo
q
Salvare la query
come “subagenti magg 1000”
q
Esportare il
risultato in Microsoft Excel partendo dalla cella A1
Esercizio3: Mandare in esecuzione una query salvata in precedenza e crearne
una nuovay che restituisca il nome di
tutti i subagenti con provvigioni superiori a 1000 € , con il rispettivo Agente
q
Da Excel,
selezionare DatièImporta dati esternièNuova query su database
q
Scegliere la
query dei subagenti magg 1000, aprirla e premere Annulla per continuare con il
Microsoft Query
q
Aggiungere Nella
zona Criteri e nella zona Dati anche il Nominativo preso dalla tabella Agente
q
Salvare la query
come “agenti dei subagenti magg 1000” e mandare in esecuzione la Query e
restituire i dati ad Excel dalla cella D1
Esercizio4: Modificare la query appena fatta crearne affinchè restituisca
il nome di tutti i subagenti con provvigioni inferiori a 500 € , con il
rispettivo Agente
q
Da Excel,
selezionare una cella compresa tra D1 e F4
q
DatièImporta dati esternièModifica query
q
Premere Annulla
per continuare con il Microsoft Query
q
Modificare il
criterio Valore delle provvigioni in
<500
q
Mandare in
esecuzione la Query e restituire i dati ad Excel
Esercizio5: Occorre ottenere tutti i
Subagenti della zona Nord
Come aiuto vi è solo
la videata del Microsoft Query
Esportare il risultato
nel foglio2 dalla cella A1
Non è obbligatorio inviare l’esercizio al tutor.
Feedback
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