Descrizione

Le Macro; registrazione ed esecuzione

Obiettivi della lezione

Saper creare una macro; assegnarla a una barra degli strumenti/menu o a i tasti di scelta rapida; eseguirla ed eliminarla.

Indice lezione

Lezione 14  -  Elaborazione Testi

14.1          Le macro: cosa sono e quando vengono utilizzate;

14.2          Pianificare una macro;

14.3          La finestra di dialogo Registra macro;

14.4          Assegnazione di una macro a una barra degli strumenti o menu;

14.5          Assegnazione di una macro a tasti di scelta rapida;

14.6          Registrazione di una macro;

14.7          Esecuzione delle macro;

14.8          Eliminare una macro;

14.9          Esercizio.

Dati sulla lezione

Versione:

v1.0

Tempi:

1 ora

Data svolgimento lezione:

14 Marzo 2003

Autore dei contenuti:

Mondatori Informatica

Autore materiali didattici:

Togni Francesca

 

La Teoria    

14.1  -  Le macro: cosa sono e quando vengono utilizzate

Se devi eseguire alcune attività ripetitive, puoi creare opportune macro VBA che possono automatizzare parte del tuo lavoro, se usate correttamente. Molte persone si spaventano solo a sentire la parola macro, ma non vi è ragione di sentirsi intimiditi; in termini semplici, una macro è una serie di comandi e di istruzioni raggruppate insieme come un singolo comando. Puoi per esempio registrare una macro che crea una tabella formattata in maniera particolare e assegnare la macro a un pulsante su una barra degli strumenti; la prossima volta che desideri creare una tabella con lo stesso formato, fai semplicemente clic sul pulsante sulla barra degli strumenti.

Generalmente le macro vengono impiegate per eseguire le seguenti attività:

-         Automatizzare una serie complessa di azioni;

-         Combinare più comandi;

-         Creare comandi di menu e comandi di sottomenu accessibili più rapidamente;

-         Velocizzare le procedure di modifica e formattazione.

Quando comincerai a usare le macro, vedrai che sono utili in numerose situazioni e che permettono di personalizzare completamente l’ambiente di lavoro

 

14.2  -  Pianificare una macro

Prima di cominciare a creare una macro devi avere le idee chiare; specialmente quando usi il registratore delle macro, poiché esso mantiene traccia di tutti i tuoi movimenti, comprese tutte le eventuali correzioni. Poiché word registra ogni azione, più azioni e comandi esegui (compresi i comandi che annulli), più grande diventa la macro. Se necessario potresti prendere qualche veloce appunto prima di cominciare la registrazione.

 

-         Pianifica i passi e i comandi che desideri vengano eseguiti;

-         Assi curati di conoscere i tasti di scelta rapida che devi usare, specialmente per spostarli all’interno del testo del documento in quanto non puoi usare il mouse nel corpo del documento quando usi il registratore di macro

-         Fai un po’ di pratica con la procedura e prendi nota, se necessario;

-         Pensa a ogni messaggio che potrebbe essere visualizzato quando la macro viene eseguita, che potrebbe fermare la macro o che potrebbe confondere;

-         Assicurati che la macro non dipenda dal contenuto del documento corrente.

 

 

14.3  -  La finestra di dialogo Registra macro

Per cominciare a registrare una macro devi selezionare “Strumenti” “Macro”  “Registra nuova macro”. La finestra di dialogo che apparirà consente di impostare numerosi parametri della macro prima di registrarla.

 

 

Nella casella “Nome macro” viene fornito un nome predefinito per la tua macro, quale Macro1, Macro2 e così via; questo schema di assegnazione nome è molto vago ed è preferibile assegnare un nome più descrittivo purchè rispetti le seguenti regole:

-         Deve cominciare con una lettera;

-         Può contenere numeri;

-         Può contenere fino a 80 lettere e numeri;

-         Non può contenere spazi o simboli.

Se immetti un nome non valido, quando fai clic su OK appare un messaggio di errore. A questo punto devi ricominciare il processo di creazione.

 

Nella casella “Memorizza la macro in:” puoi specificare la posizione nella quale memorizzare la macro; puoi memorizzare le macro nei modelli o nei singoli documenti. Nell’immagine sottostante abbiamo la possibilità di memorizzare la macro nel modello “Normal.dot” ossia il modello predefinito da word rendendo quindi la macro disponibile per tutti i file aperti. Altra possibilità è di salvare la macro nel documento attivo se hai intenzione di utilizzare la macro solo nel singolo documento. Puoi memorizzare la macro anche in un modello diverso da Normal, se è aperto quando crei la macro.

 

La finestra di dialogo consente inoltre di fornire una breve descrizione della macro che hai creato. Questa descrizione è utile per uso futuro, specialmente se hai intenzione di condividere la macro con altri o se modifiche una macro esistente. Per impostazione predefinita nella casella “Descrizione” viene automaticamente indicata la data e l’autore della macro; puoi modificare queste informazioni e aggiungerne altre immettendole nella casella “Descrizione”.

 

Quando crei una macro puoi assegnarla a un tasto di scelta rapida, a un pulsante sulla barra degli strumenti o a un comando di menu. Se invece scegli di non creare nessuna associazione puoi iniziare la registrazione della macro.

 

14.4  -  Assegnazione di una macro a una barra degli strumenti o menu

Per rendere una macro facilmente accessibile puoi associarla a un pulsante su una barra degli strumenti o a un comando di menu. L’associazione delle macro alle barre degli strumenti o ai menu è analoga alla personalizzazione delle barre degli strumenti o dei menu in generale. Per creare una associazione esegui questi passi:

 

  1. Nella finestra di dialogo “Registra macro” clicca sul pulsante “Barre strumenti”;

 

 

  1. Nella finestra di dialogo “Personalizza” fai clic sulla scheda “Comandi”

 

 

  1. Nell’elenco Comandi fai clic sul nome della macro che stai registrando, e trascina la macro sull’appropriata barra degli strumenti o menu

 

 

 

 

  1. Dopo aver aggiunto una macro a una barra degli strumenti o a un menu, puoi personalizzare l’aspetto della macro facendo clic destro su di essa e selezionando le opzioni nel menu di scelta rapida: “Cambia icona pulsante”.

 

 

 

14.5  -  Assegnazione di una macro a tasti di scelta rapida

Oltre a creare pulsanti sulle barre degli strumenti e comandi di menu, puoi associare le macro ai tasti di scelta rapida.

 

Per assegnare una macro a un tasto di scelta rapida esegui questi passi:

  1. Nella finestra di dialogo “Registra macro” fai clic sul pulsante “tastiera”. Appare la finestra di dialogo “Personalizza tastiera”.

 

  1. Per impostazione predefinita il punto di inserimento si trova nella casella “Nuova combinazione”. Premi la combinazione di tasti che desideri assegnare alla macro, fai clic su Assegna e poi su Chiudi.

 

 

 

 

Quando crei un tasto di scelta rapida assicurati di non modificare un tasto di scelta rapida esistente. Nell’esempio sottostante viene assegnato il tasto di scelta rapida ALT+1 già assegnato al comando “ApplicaTitolo1”. Per assegnare un altro tasto di scelta rapida, elimina la voce nella casella “Nuova combinazione” e prova un’altra combinazione di tasti.

 

 

 

14.6  -  Registrazione di una macro

Dopo aver configurato le impostazioni nella finestra di dialogo “Registra macro”, sei pronto per registrare la macro. In primo luogo fai clic su Ok o nella finestra “Registra macro” o dopo la procedura di assegnamento menu o tasto di scelta rapida. Quando la registrazione della macro comincia la finestra di dialogo “Registra macro” viene chiusa e viene visualizzata la barra degli strumenti Interrompi registrazione: in questo caso sei ufficialmente in modalità registrazione e tutte le azioni che effettui da questo punto in poi verranno registrate nella macro.

 

 

Se occorre, puoi sospendere la registrazione di una macro; potresti per esempio voler evitare di aggiungere passaggi non necessari. Per sospendere la registrazione di una macro, usa il pulsante “Pausa di registrazione” . Esegui le azioni che non desideri registrare e per riprendere la registrazione fai clic sul pulsante “Riprendi registrazione”.

 

Quando hai terminato di registrare la macro fai clic sul pulsante “Interrompi registrazione”  oppure seleziona “Strumenti” “Macro” “Interrompi registrazione”. La macro è pronta per essere eseguita.

 

Quando crei la macro, esse non vengono automaticamente salvate ma non accade fino a quando non salvi il documento.

 

 

14.7  -  Esecuzione delle macro

Dopo aver creato una macro puoi eseguirla usando una qualunque tra le seguenti tecniche:

-         fai clic sul pulsante della barra degli strumenti o sul comando di menu della macro;

-         premi il tasto di scelta rapida;

-         apri la finestra di dialogo “Macro” selezioni la macro nell’elenco “Nome macro” e fai clic su “Esegui”.

Gli utenti di solito accedono a una macro facendo clic sui pulsanti delle barre degli strumenti, selezionando i nomi di menu oppure i tasti di scelta rapida, ma in alcuni casi potresti voler memorizzare una macro non usata di frequente nel tuo documento senza renderla istantaneamente accessibile ossia disponibile quando ti occorre ma non ogni volta che lavori in word. In questi casi crei semplicemente la macro, la memorizzi e per eseguirla andrai nel menu “Strumenti” “Macro” “Macro”.

 

 

 

Nella finestra di dialogo “Macro” evidenzi la macro che ti interessa e clicchi sul tasto “Esegui”.

 

 

 

14.8  -  Eliminare una macro

 Per eliminare una macro occorre;

  1. Aprire la finestra di dialogo “Macro” (immagine sopra) attraverso il menu “Strumenti” “Macro” “Macro”;
  2. Selezionare la macro da eliminare;
  3. Cliccare il pulsante “Elimina”;
  4. Cliccare su Si nella finestra che appare;

 

 

  1. Chiudere la finestra di dialogo “Macro”.

 

Una macro eliminata è persa per sempre; se ti serve nuovamente devi ripetere la sua creazione.

 

 

La Pratica

14.9  -  Esercizio

Siete i responsabili di bilancio di una nota azienda biellese. Ogni mese dovete inviare ai dirigenti della vostra azienda una lettera contenente una tabella con i dati relativi al bilancio mensile.

Per evitarvi di creare ogni mese una tabella registrate una macro che la crei e la formatti.

1.      Avviare la registrazione;

2.      Chiamare la macro “Tabella”,

3.      Creare un pulsante sulla barra degli strumenti;

4.      Avviare la macro ed eseguire i seguenti passi:

a.       Inserire una tabella nel documento di word attraverso il comando “Tabella” “Inserisci” “Tabella”;

b.      Nella finestra di dialogo “Inserisci tabella” dimensiona la tabella a 5 colonne e 4 righe;

c.       Posiziona il cursore all’interno della tabella (in un punto qualsiasi) e scegli dal menu “Tabella” il comando “Proprietà tabella…”;

d.      Nella finestra “Proprietà tabella” cliccare sul pulsante “Bordi e sfondo”;

e.       Nella finestra di dialogo “Bordi e sfondo” scegliere la scheda “Bordi” e nella sezione relativa al colore scegliere il colore prugna

f.        Selezionare nella sezione Spessore la linea 2 ¼ , ecco il risultato:

g.       Selezionare solo la prima riga della tabella (per selezionare solo la prima riga posizionarsi nella prima cella e tenendo premuto il tasto maiuscolo    cliccare la freccia che porta a destra sulla tastiera        selezionando una per volta le quattro celle) e scegliere la voce “Bordi e sfondo” dal menu “Formato”. Nella scheda sfondo selezionare il colore prugna;

h.       Tenendo sempre selezionata la prima riga impostare il carattere bianco

i.         Stoppare la registrazione con l’apposito pulsante.

5.      Aprire un nuovo foglio di word “Tabella” e eseguite la macro;

6.      Compilate la tabella con i seguenti dati:

 

 

 

Non è obbligatorio inviare l’esercizio al tutor.

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