Descrizione

Le query.

Obiettivi della lezione

Saper interrogare un database attraverso le query.

Indice lezione

Lezione 13 - Foglio Elettronico

13.1 Importare la tabella di Access in Excel;

13.2 Terminologia del database;

13.3 Operatori principali delle query;

13.4 Interrogare il database;

13.5 Esercizio.

Dati sulla lezione

Versione:	v1.0
Tempi:	1 ½ ora / 90 minuti
Data svolgimento lezione:	02 Aprile 2003
Autore dei contenuti:	Vastapane Marco Attilio – Giuliano Luca
Autore materiali didattici:	Togni Francesca

La Teoria

13.1 - Importare la tabella di Access in Excel

Nella lezione precedente siamo riusciti a connetterci su un database di Access memorizzato sul nostro disco rigido.

Occorre ora vedere alcune altre caratteristiche degli strumenti messi a nostra disposizione.

Ripetiamo la procedura di connessione, e importiamo nel foglio di Excel la tabella utilizzata nella lezione precedente.

q Per connetterci al database di Access, selezionare Database di Microsoft Access e premere OK

q Si avvierà la procedura per la connessione al database.

q Nella finestra apparsa, dovremo specificare il nome del database con cui desideriamo connetterci.

q Utilizzando gli usuali strumenti di ricerca,andiamo a cercare il database, nel nostro esempio , il file produttori.mdb salvato sul desktop dl PC.

q Appena individuato, selezioniamolo e premiamo OK

q Nella figura sottostante, è si può osservare il contenuto di Tabelle e Query prelevate dal file produttori.mdb

Il file infatti è composto da 2 tabelle e 2 query . Queste ultime vanno ad estrapolare in ambiente Access tutti gli Agenti con e senza sub-agenti.

q Selezioniamo Agenti dalla colonna Tabelle e colone disponibili

q Premere il pulsante > per inviare il dato in Colonna nella query; in questo caso, tutti i campi della tabella Agenti sono stati inviati in Colonne nella query

q Selezionando il campo Nominativo, ad esempio, sarà possibile leggere i vari nomi memorizzati nell’archivio, premendo il tasto Anteprima

q Premendo il tasto Avanti, si procede nella creazione guidata. E’data possibilità di poter filtrare in qualche modo i dati presenti nell’archivio. Nel nostro esempio ci limiteremo semplicemente ad ordinare da query i nomi in ordine crescente.

q Premiamo il tasto Avanti . Nella casella a discesa, selezioniamo il campo Nominativo, quindi poniamo il segno di opzione sulla voce Crescente.

q Ora, invece di visualizzare immediatamente i dati sul foglio di Excel, possiamo salvare la Query per poterla utilizzare in un secondo momento.

q Premiamo il tasto Salva query

q Si apre la finestra di dialogo che ci permetterà di salvare la nostra query in una cartella del sistema operativo.

q Attribuiamo un nome al file da salvare, ad esempio Query_agente, quindi premiamo Salva. Al termine premiamo fine, per visualizzare a video i dati.

q La nostra query stata salvata, e potrà essere richiamata in un secondo momento.

E’ necessaria un po’di nomenclatura e teoria sui database per poterne apprezzare le caratteristiche.

I dati memorizzati in un database devono poter essere elaborati, al fine di poter estrapolare il maggior numero di informazioni dai dati disponibili. Ad esempio, una società di Assicurazioni, può estrapolare da tutti i dati riguardanti i suoi assicurati, i nominativi di coloro che hanno figli.

Da qui, possono arrivare a tutti coloro che hanno figli di 17 anni, ordinarli per data di nascita ed inviare alle loro famiglie di appartenenza un preventivo di polizza auto.

Queste operazioni di filtraggio dati vengono effettuate con le Query.

In latino il verbo “quaero” vuol dire chiedo per sapere. In effetti le Query sono delle interrogazioni al database.

Queste operazioni vengono effettuate stabilendo criteri attraverso i quali i dati vengono filtrati dalle query, per raggiungere il risultato voluto dall’utente.

13.2 - Terminologia del database

Database esterno : raccolta di dati che è memorizzata in uno o più file non di Excel. Ogni singolo file contiene una o più Tabelle. Ogni tabella è composta da Record. Ogni record è composto da Campi

Campo : è l’elemento che costituisce i record. Assomiglia ad una cella di Excel

Record : in una tabella, è il singolo elemento che corrisponde alla riga.

Database relazionale : è un database che è memorizzato in più di una tabella. Almeno un campo comune, talvolta definito campo di relazione, mette in connessione le varie tabelle tra di loro. L’esempio del database Produttori.mdb è un database relazionale, perché la tabella subagenti è in relazione 1-a-molti con la tabella Agenti. In parole povere vuol dire che ad ogni Agente può corrispondere 1 o più subagenti. Non è vero il contrario.

Aggiornare : effettuare un’operazione di refresh o di rinfresco per ottenere dati più recenti, dopo aver immesso dati nuovi.

SQL : acronimo di Structured Query Language, il linguaggio strutturato per parlare ai database

Tabella :raccolta di dati organizzata in record.

13.3 - Operatori principali delle query

Operatore	Funzione
Uguale	Il campo è identico al valore
Non uguale	Il campo non è identico al valore
è maggiore di	Il campo è maggiore del valore
è minore di	Il campo è minore del valore
è minore di o uguale a	Il campo è minore di o uguale al valore
è maggiore di o uguale a	Il campo è maggiore di o uguale al valore
è tra	Il campo si trova tra 2 valori separati da virgole
inizia con	Il campo inizia con un valore
Contiene	Il campo contiene i valori
è nullo	Il campo è vuoto
Non è nullo	Il campo è pieno
Finisce con	Il campo finisce con un valore

13.4 - Interrogare il database

Ora abbiamo le nozioni teoriche necessarie per estrapolare diversi tipi di informazioni dal nostro database.

q Occorre scegliere dal menu Dati la voce Carica dati esterni, Nuova Query su database.

q A differenza di quanto fatto prima, non sarà più necessario connetterci manualmente al database, poiché le informazioni riguardanti la localizzazione dei dati sono già state memorizzate nella query Query_agente che abbiamo salvato prima. Spostiamoci i sulla voce Query per ritrovarla.

q Ora, selezionandola e premendo Apri, si ripresenterà la situazione vista in precedenza. Abbiamo la visualizzazione delle tabelle e delle query proprie del database Access nella finestra di sinistra, mentre in quella di destra si leggono i campi che abbiamo selezionato e salvato nella query.

q Premiamo il tasto Avanti , ed andiamo ad effettuare alcune operazioni di filtraggio.

q Lo scopo è trovare tutti gli agenti che appartengano solo alla zona Nord , e che abbiano provvigioni superiori a 350 euro.

q Selezioniamo quindi il campo Zona.

q Nella voce Includi solo le righe dobbiamo specificare come deve operare la nostra query. Selezioniamo la voce equivale a

q Nella casella a discesa apposita, stabiliamo il criterio con il quale la query deve operare. Selezioniamo Nord La stringa di connessione completa è quindi equivale a Nord

q Per immettere una seconda possibilità di filtro occorre impostare la query affinché estragga solo i dati degli Agenti della zona Nord, ma che abbiano provvigioni superiori a 350 euro. Selezioniamo quindi la voce Provvigioni nella finestra di sinistra .

q Selezioniamo nella casella a discesa la voce è maggiore di . Come si può notare la scritta Zona è un grassetto: ci fa capire che dei criteri sono già stati impostati per quel campo.

q Selezioniamo ora la casella a discesa alla destra della voce appena impostata, e scegliamo il valore 350

q Ora premiamo avanti. La nostra query ha come criteri Zona = Nord e Provvigioni maggiori di 350

q Ordiniamo i dati per Nominativo, in ordine crescente, quindi premiamo Avanti

q Salviamo la query come Query_nord , e premiamo Fine

Stabiliamo di importare i dati nella cella A1 , quindi premiamo OK

I dati estrapolati rispettano perfettamente i criteri da noi stabiliti.

Ora, per averne una veloce conferma, mettiamo a confronto i dati estrapolati ora con quelli salvati nella lezione precedente.

q Apriamo il file database_query

q Ripetiamo la procedura per importare i dati in quel foglio di lavoro.

q Scegliamo la Query_nord ed apriamola

q Premiamo semplicemente Avanti, per poter reperire tutti i dati filtrati con i criteri salvati nella query

q Come destinazione scegliamo la cella F1, quindi premiamo OK

E’ facile osservare che i dati sono stati filtrati in modo esatto. Con questa operazione si è anche capito che la query salvata può essere utilizzata su tutte le nostre cartelle di lavoro.

Ancora più utile è sapere che se nel database originario sono stati modificati dei record, oppure se alcuni sono stati cancellati, con l’ aggiornamento i dati verranno modificati in funzione dell’origine dei dati modificata.

Per effettuare questa operazione, utilizzate il file in allegato . Ovviamente dovrà essere posto nell’identica locazione in cui si trovava il vecchio file. Occorre modificare il nome , da produttori_aggiornamento.mdb in produttori.mdb. Sul nuovo file sono stati semplicemente aggiunti nuovi record.

I nuovi dati saranno immediatamente aggiornati ed inseriti nel foglio di Excel

La Pratica

13.5 - Esercizio

Trovare a quanto ammontano le provvigioni dei subagenti dell’Agente Paolo Rossi , che siano superiori o uguali a 200 euro

q Si attiva un foglio di lavoro

q Occorre scegliere dal menu Dati la voce Carica dati esterni, Nuova Query su database.

q Occorre ovviamente indicare quale database si desidera utilizzare. Nella finestra sottostante si può scegliere tra diversi applicativi. Nel nostro esempio andremo a scegliere il database di Microsoft Access.

q Per connetterci al database di Access, selezionare Database di Microsoft Access e premere OK

q Si avvierà la procedura per la connessione al database.

q Nella finestra apparsa, dovremo specificare il nome del database con cui desideriamo connetterci.

q Utilizzando gli usuali strumenti di ricerca,andiamo a cercare il database, nel nostro esempio , il file produttori.mdb salvato sul desktop dl PC.

q Appena individuato, selezioniamolo e premiamo OK

q Selezioniamo il + alla sinistra di Agenti

q Selezioniamo Nominativo e Zona

q Premiamo il pulsante >

q Selezioniamo Subagenti, quindi premiamo il + alla sinistra del nome

q Selezioniamo i campi nome subagente e provvigioni

q Premiamo Avanti

q Selezioniamo Nominativo

q Scegliamo Paolo Rossi

q Selezioniamo Provvigioni, maggiori o uguali a 200

Premiamo Avanti e ordiniamo in modo Crescente

Salviamo la query come Query_agente_rossi

Scegliamo di visualizzare i risultati nel foglio 3 nella cella A1

Ecco il risultato

Utilizzando la query Query_agente_rossi, aprirla e modificarla seguendo la procedura vista sopra, per ottenere la produzione dei subagenti di Marco Feri della zona Sud

Ecco il risultato

Inviare l’esercizio al tutor.

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